Personal- und Fachkräftemangel, Rekrutierung und Einarbeitung ausländischer Mitarbeiter, Weiterbildung und Digitalisierung, immer neue Bestimmungen in der Arbeitswelt und speziell im Bereich Human Resources – Personalfragen sind anspruchsvoller geworden. Vor allem größere Unternehmen und Konzerne beschäftigen daher Fachleute für alles rund ums Personal: die Personalreferenten, auch Human Resources Manager oder kurz HR Manager genannt. Diesen wichtigen und sehr abwechslungsreichen Beruf möchten wir hier näher vorstellen und geben dafür auch die Einschätzungen, Tipps und Erfahrungen eines Experten aus dem Tintschl-Team weiter.
Der Personalreferent arbeitet sehr häufig in zwei Richtungen gleichzeitig: Er ist zentraler Ansprechpartner für Führungskräfte und die Unternehmensleitung, wenn es um Personalfragen der unterschiedlichsten Art geht. Oft ist er in den oberen Etagen ein gefragter Gesprächspartner, denn viele Führungskräfte sind zwar in ihrem Fachgebiet hochqualifiziert, verfügen aber meist nicht über personalrelevantes Wissen, sodass sie vor allem in kritischen HR-Fragen Beratung brauchen. Daneben ist ein Personalreferent für die Belange der Mitarbeiter zuständig – von der Reisekostenabrechnung bis hin zu Fragen der persönlichen und innerbetrieblichen Entwicklung. Ein guter Personalreferent richtet den Blick auch immer auf das Betriebsklima und tut das Seine dafür, dass sich die Belegschaft am Arbeitsplatz wohl fühlt – in Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel eine nicht zu unterschätzende Aufgabe!
Grundsätzlich ist es das Ziel von Personalreferenten, die Anliegen beider Seiten – also Führungsteam und Belegschaft – zu vertreten und dafür zu sorgen, dass sie aufeinander abgestimmt werden. Somit ist der Personalreferent ein wichtiger Faktor für reibungslose betriebliche Abläufe: Er ist letztlich dafür zuständig, dass das gesamte Team eines Unternehmens sowohl auf betriebswirtschaftlicher/geschäftlicher Ebene als auch im zwischenmenschlichen Bereich gut zusammenspielt.
„Ein Beruf, der immer den 360-Grad-Blick verlangt, der eher generalistisch als monothematisch ist – und deshalb nie langweilig wird“, fasst Philipp Tempel, Senior Consultant und Personalexperte bei Tintschl, das Berufsbild zusammen. „Kein Tag ist wie der andere, ständig können spontan alle möglichen Themen auf den Tisch kommen. Wer keine immer gleiche „Fließbandarbeit“ mag, der ist in diesem Job genau richtig.“
Personalreferenten arbeiten in Industrie und Wirtschaft, aber auch in der Öffentlichen Verwaltung, Krankenhäusern und Forschungsinstituten. Auch bei spezialisierten Personaldienstleistern sind sie beschäftigt, wo ihr Know-how sowohl den Kundenunternehmen als auch den Bewerbern und Mitarbeitern zugutekommt.
Die Schwerpunkte eines Personalreferenten können unterschiedlich sein, etwa Personalbeschaffung/Recruiting, Personalentwicklung oder Verwaltung. Was die genauen Inhalte seiner Tätigkeit angeht, so kommt es oftmals darauf an, wie groß der Betrieb ist, in dem er arbeitet. Kleinere und mittelgroße Unternehmen beschäftigen häufig nur ein bis zwei Personen, die sich um das Personalwesen kümmern; in diesen Fällen sind Personalreferenten für praktisch alle Fragen rund um das Personal verantwortlich. Je größer ein Unternehmen, desto größer natürlich auch die HR-Abteilungen; hier sind häufig sehr viele Personalreferenten aktiv, die jeweils unterschiedliche Arbeitsbereiche haben.
Die klassischen Aufgaben von Personalreferenten betreffen in erster Linie die Personalplanung, die Personalbeschaffung bzw. das Recruiting neuer Mitarbeiter sowie die Verwaltung von Personalfragen. Auch wenn in einem Unternehmen Personal abgebaut wird, werden diese Fachkräfte aktiv in die entsprechenden Prozesse miteinbezogen. Besonders relevant wird ihre Arbeit, wenn in einem Unternehmen größere Umstrukturierungen anstehen. Dann müssen HR Manager gemeinsam mit den Fachbereichen definieren, welche Kompetenzen künftig im Betrieb verstärkt gebraucht werden. Auf dieser Basis wird dann beispielsweise der Weiterbildungsbedarf der Mitarbeitenden festgehalten und entsprechende Maßnahmen in Angriff genommen.
Als „enorm wichtig“ schätzt Philipp Tempel, HR Expert bei Tintschl, die Arbeit von Personalreferenten ein. „Die meisten Führungskräfte haben nicht die Zeit, vor allem aber auch nicht die tiefgreifenden Kenntnisse in Personalfragen. Allein das ist schon ein guter Grund, HR-Spezialisten im Betrieb zu beschäftigen. Dazu geht es im Personalbereich immer wieder um wegweisende Themen, die auch arbeitsrechtlich relevant sind – denken wir nur an Eingruppierungen oder Vorgaben bei Jobausschreibungen.“ Daher beobachtet er auch eine hohe Wertschätzung, die Personalreferenten in ihren Unternehmen entgegengebracht wird.
Wer Personalreferent werden möchte, hat mehrere Wege zur Auswahl. Einer davon führt über eine Ausbildung, z. B. den Ausbildungsgang zum Personaldienstleistungskaufmann. Ebenso erfüllen Personalfachkaufleute oder auch Industriekaufleute mit einem Schwerpunkt auf Personalwesen die grundlegenden Voraussetzungen.
Während für Jobs im Mittelstand häufig eine abgeschlossene Ausbildung ausreicht, möchten viele größere Unternehmen und Konzerne jedoch ihre Personalreferenten-Stellen mit Akademikern besetzen. Klassischerweise führt ein BWL-Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement bzw. Human Resources Management in diesen Karrierebereich. Aber auch studierte Psychologen, Geisteswissenschaftler, Juristen oder Wirtschaftspsychologen – mit entsprechender Erfahrung und Spezialisierung – finden sich unter den erfolgreichen Personalreferenten.
Mit einigen Jahren Berufserfahrung im Bereich Mitarbeiterführung können Fachkräfte auch über nebenberufliche Weiterbildungen und Zertifizierungen die Berufsbezeichnung „Personalreferent“ erwerben.
Überhaupt – Erfahrung ist in diesem Job das A und O. „Personalreferent ist ein Beruf, in den man auch hineinwächst“, weiß HR-Spezialist Philipp Tempel von Tintschl. „Ausbildung und Studium sind natürlich die erste Voraussetzung, dann aber heißt es vor allem: lernwillig sein – und bleiben! Man kann jeden Tag Neues lernen, muss immer wieder neue Herausforderungen bewältigen, die es vorher gar nicht gab!“ Als jüngsteres Beispiel dafür nennt Tempel die Corona-Pandemie, als in kurzer Zeit Entscheidungen der Politik umgesetzt werden mussten und Unternehmen sich stark umgestellt haben. „Hier mussten Personalreferenten, bei Bedarf, plötzlich in rasanter Geschwindigkeit zu Kurzarbeit-Spezialisten werden!“
Gute Personalreferenten bringen nicht nur fundiertes Fachwissen im Bereich Personalwesen mit, sondern brauchen auch ausgeprägte charakterliche Kompetenzen, vor allem weil es in ihrem Tätigkeitsgebiet ständig „menschelt“.
Zu den selbstverständlichen Hard Skills eines Personalreferenten gehören insbesondere Fachkenntnisse in folgenden Bereichen:
„Wichtig ist vor allen Dingen, komplexe Zusammenhänge innerhalb eines Betriebs zu verstehen, über den Tellerrand hinauszusehen“, betont Tintschl-Experte Philipp Tempel. „Man muss sich immer in beide Hierarchieebenen hineindenken können, also in die der Unternehmensführung genauso wie in die der Mitarbeitenden. Das verlangt Empathie und immer wieder viel Fingerspitzengefühl“, so Tempel. Dazu müsse man in der Lage sein, mit den unterschiedlichen Menschen zu kommunizieren: „Ob mit einem gestandenen Ingenieur oder einer Fachkraft aus dem Ausland, die wenig über das deutsche Arbeitsrecht weiß, oder mit einem Betriebsrat. Ich brauche also neben fachlichem Wissen auch Selbstbewusstsein – und die Fähigkeit zu erkennen: Wer braucht jetzt was von mir?“, betont der HR-Experte.
Wer einfach nur den Wunsch verspürt, „irgendwas mit Menschen“ zu machen, dem rät Philipp Tempel, noch einmal genauer abzuwägen. „Schließlich gibt es bei der Personalarbeit auch schwierige und herausfordernde Situationen, die es für einen Personalreferent zu meistern gilt“, weiß er, z. B. wenn es darum ginge einen Mitarbeiter abzumahnen oder zu entlassen. Auf den Punkt gebracht: „Personalreferent ist ein menschlich anspruchsvoller Job.“
Die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt macht selbstverständlich auch vor Personalreferenten nicht halt. Daher kann diese Berufsgruppe durch Zusatzqualifizierungen im Bereich IT ihr Profil noch weiter schärfen. In Frage kommen beispielweise Weiterbildungen und Spezialisierungen in folgenden Technologien, Systemen und Anwendungen:
Personalreferent ist ein echter Zukunftsjob, denn trotz Digitalisierung, KI und Co. werden es auch künftig vor allem qualifizierte Menschen sein, die für ein gutes Miteinander sorgen können. Davon sind Experten wie Philipp Tempel überzeugt: „Die rasanten Veränderungen in der Arbeitswelt werden niemals die echte Kommunikation zwischen Menschen überflüssig machen“, so der Tintschl-Consultant. „In Zukunft werden wir viele administrative Vorgänge verschlanken, viele Arbeitsprozesse vereinfachen. Aber gerade die Arbeit eines Personalreferenten könnte niemals eine künstliche Intelligenz übernehmen, denn individuelle Beratung und Betreuung geht nur über das persönliche Miteinander.“
Zumal Unternehmen auch immer klarer wird, dass sie sich inzwischen verstärkt um das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter kümmern müssen, wenn sie gutes Personal zu sich holen und bei sich halten wollen. Philipp Tempel erzählt von einem Vorstellungsgespräch bei einem großen Kundenunternehmen, zu dem er vor kurzem eine Bewerberin begleitete: „Das Gespräch fand in einem gemütlichen Raum in superbequemen Sofas statt – kein Schreibtisch, kein steifes Gegenübersitzen, sondern eine freundliche, zwanglose Gesprächsatmosphäre.“ Auch hier spielen Personalreferenten eine wichtige Rolle, da sie es sind, die Unternehmen solche Entwicklungen noch nahebringen müssen – ein weiterer Faktor, um die Zukunft dieses Berufs nachhaltig zu sichern.
Tintschl ist einer der größten Personaldienstleister in Deutschland – und bringt seit Jahrzehnten zusammen, was zusammengehört: Spannende Jobs, abwechslungsreiche Projekte und die entsprechenden Fachkräfte. Haben Sie Lust, als Personalreferent eine zukunftsfähige Karriere zu starten? In unserem Jobcenter finden Sie regelmäßig aktuelle Stellenangebote unserer namhaften Kundenunternehmen für Fachpersonal im Bereich Human Resources. Und: Tintschl selbst ist auch immer interessiert an fähigen HR-Spezialisten. Schauen Sie doch gleich einmal bei uns vorbei – vielleicht lernen wir uns dann schon bald kennen!