Zahlreichen Studien bestätigen es: Die „goldenen Zeiten“ der Personalbeschaffung sind vorbei. Der demografische Wandel und der Fachkräftemangel in Deutschland machen es Unternehmen heute zunehmend schwer, freie Stellen mit ausreichend qualifizierten und vielversprechenden Arbeitnehmern zu besetzen. Nicht wenige Personaler klagen zudem über eine viel zu geringe Anzahl an Bewerberanfragen.
Somit ist es für ein zukunftsgerichtetes Personalmanagement unerlässlich, mittels Recruiting 4.0 geeignete Maßnahmen zu ergreifen und effiziente Tools anzuwenden, um den Unternehmenserfolg durch kontinuierlichen Nachwuchs an jungem, innovativem Personal zu sichern.
Lesen Sie hier, wie Recruiting 4.0 gelingt, welche Grundlagen und Maßnahmen es braucht und wie es hilft, Rekrutierungszeiten und -kosten zu senken und damit die Folgen langfristig unbesetzter Stellen zu verhindern.
Laut aktueller Befragungen, darunter eine Studie der Recruiting Management Plattform VONQ* und eine forsa-Studie im Auftrag von xing E-Recruiting (Quelle XING), klagen über 60 Prozent der Recruiter in Deutschland über Schwierigkeiten, offene Stellen mit passenden Bewerbern zu besetzen. Entsprechend hält fast die Hälfte der Befragten den Einsatz spezifischer Recruitment Technologien, also datenbasierter und -kontrollierter Maßnahmen im Bewerbungsprozess, für „immer wichtiger“.
*veröffentlicht u.a.im Fachportal online-recruiting.net
Recruiting 4.0, angelehnt an den Begriff Industrie 4.0 als Bezeichnung für die vierte industrielle Revolution im Zeichen der Digitalisierung, steht im Prinzip für das Anwerben von Personal über digitale Kanäle. Diese sind geeignet, die Zahl der Adressaten insgesamt deutlich zu erhöhen und Bewerber mit weit unterschiedlicheren Profilen zu erreichen als mit den klassischen Mitteln. Eine Stellenanzeige erscheint via Multi-Posting parallel in mehreren hundert Jobbörsen und in den sozialen Medien. Entsprechendes Online-Wissen sollten Recruiter inzwischen haben, fungieren sie doch zunehmend auch als digitale Netzwerker, die über soziale Medien den Kontakt zu Bewerbern herstellen und/oder halten.
Digitalisierung, digitales Recruiting und Social Recruiting allein stellen jedoch noch lange nicht den Königsweg dar. Zunehmend wichtig ist es beim Thema Personalbeschaffung auch, den gesamten Prozess vom Stellenangebot bis hin zur Einstellung so effizient wie möglich zu gestalten, um die Faktoren Cost-to-hire und Time-to-hire so niedrig wie möglich zu halten. Mehr denn je zählt heute auch Schnelligkeit, damit die Konkurrenz die besten Kräfte nicht buchstäblich vor der Nase wegschnappt.
Nicht zuletzt gilt es, Kandidaten schon im Bewerbungsprozess zufrieden zu stellen und ihnen so einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen zu vermitteln. Die deutliche Verbesserung der Candidate Experience kann als Schlüsselmaßnahme angesehen werden, um den Zulauf an interessanten Bewerbern zu erhöhen. Denn Tatsache ist: In vielen Fällen müssen sich heute eher die Unternehmen bei den Bewerbern als attraktive Arbeitgeber bewerben als dass, wie lange üblich, Jobkandidaten vor den Türen Schlange stehen.
Häufig stehen Recruiter unter starkem Druck, da sie sich, gerade wenn es mit der Besetzung offener Stellen länger dauert, meist gegenüber der Unternehmensleitung rechtfertigen müssen. Jedoch können Personaler nur dann Spitzenkräfte an Bord holen, die den Unternehmenserfolg auch in Zukunft sichern, wenn sie das Management auf ihrer Seite haben. Recruiter brauchen die kontinuierliche Kommunikation mit der Geschäftsleitung und deren Unterstützung bei den angewandten Maßnahmen sowie ein ausreichendes Recruiting-Budget. Nur wenn die Employer Experience der Recruiter bezüglich der notwendigen Aufwendungen (Zeit, Geld, Software, Personal sowie Faktoren wie Flexibilität und innovative Methoden) vom Management ernst genommen werden, können entsprechende Maßnahmen in die Effizienz des Bewerberprozesses einfließen.
Optimal für den Recruiting-Erfolg ist zudem eine gute Unternehmenskultur, in der die kommunizierten Werte auch gelebt werden. Denn nur ein Unternehmen, das im Inneren mit dem Bild, das es nach außen abgibt, übereinstimmt, wird von qualifizierten Bewerbern als authentisch und damit interessant wahrgenommen. Diesen Eindruck muss natürlich auch die Persönlichkeit des Recruiters unterstützen, da diese dem Bewerber im direkten Kontakt schließlich eine „Markenbotschaft“ des Unternehmens vermittelt.
Laut einer aktuellen forsa-Studie im Auftrag des Fachportals xing E-Recruiting steigt vor allem die Time-to-hire (und damit auch der entsprechende Kostenfaktor "Cost-per-Hire") in Unternehmen zum Teil dramatisch an: 73 Prozent der Befragten verzeichnen in den vergangenen fünf Jahren diesen Anstieg, fast 80 Prozent der Befragten glauben, dass dieser Faktor in den kommenden fünf Jahren noch weiter ansteigen wird. Mit der zunehmenden Zeit, um freie Stellen zu besetzen, klettern auch die Kosten für Rekrutierungsmaßnahmen nach oben, ebenso wie die sogenannten Cost-per-Vacancy, also Kosten, die durch Personalausfälle entstehen.
Vor diesem Hintergrund ist es dringend notwendig, dass die Unternehmen ihre Recruiter als strategische Sparringspartner in sämtliche relevanten Bereiche integrieren – mit dem gemeinsamen Ziel, freie Stellen so schnell und so gut wie möglich zu besetzen. Im Fokus stehen dabei zum einen digitale Automatisierungsprozesse, zum anderen aber auch die Verbesserung der Bewerberzufriedenheit, also die Candidate Experience. Vor allem hierfür sollten das Tagesgeschäft und die Innenwirkung des Unternehmens – Faktoren also, die aus Sicht des Managements meist grundsätzlichen Vorrang haben – im Bedarfsfall hinter notwendigen Investitionen in die Außenwirkung zurückstehen. Gerade vielversprechende, junge Bewerber aus der Generation Y und Z werden nur dann auf ein Jobangebot anspringen, wenn ihnen die Bewerbung von Anfang an so einfach wie möglich gemacht wird – bei durchgängig höchstmöglicher Transparenz des Bewerbungsprozesses.
Für ein hochperformantes Recruiting 4.0 sind geeignete Bewerbermanagement-Systeme unerlässlich. Diese können einfache Schritte wie Eingangsbestätigungen, Absagen oder Status-Updates automatisiert versenden und zugleich die besonders wichtige Kommunikation mit dem Bewerber während des gesamten Prozesses aufrechterhalten.
Spezielle Analytics-Tools helfen dem Personalmanagement, verlässliche grundlegende Informationen zum Bewerberverhalten einzuholen und auf dieser Basis den Bewerberprozess laufend zu optimieren. Mit dieser Strategie lässt sich beispielsweise erfassen, über welche Medien, Apps oder Jobbörsen die Stellenausschreibung gefunden wurde, oder welche Bewerbungsschritte auf welchen Wegen unternommen wurden.
Diese Form des Bewerbungsprozesses muss mit möglichst wenigen, einfachen und gut verständlichen Schritten funktionieren und darf die Bewerber weder durch lange Ladezeiten oder andere Schwierigkeiten beim Zugriff noch durch unverständliche Inhalte „ausbremsen“. Die Darstellungen von Karriere-Websites, Bewerberformularen und Stellenanzeigen im Internet sollten selbstverständlich suchmaschinen- und mobil optimiert sein und den geltenden Maßstäben des Responsive Design entsprechen. Bewerber müssen die Möglichkeit haben, z. B. abends auf der heimischen Couch spontan und einfach mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.
Social Media Recruiting, das von nicht wenigen HR-Fachkräften und Managern nach wie vor eher negativ bewertet wird, stellt eine enorme Chance für die Personalgewinnung dar. Der zeitgemäße Auftritt und die gute Sichtbarkeit des Unternehmens in gängigen sozialen Medien wie Instagram, Facebook oder Pinterest sowie auf youtube ist allein schon deshalb ein Muss, weil dies die Kanäle sind, auf denen sich jüngere Kandidaten ein erstes Bild von dem potenziellen Arbeitgeber machen. Für ein erfolgversprechendes Social Recruiting ist aber unbedingt die entsprechende Manpower innerhalb der HR-Abteilung notwendig, um den Content kontinuierlich zu betreuen und zu aktualisieren sowie Anfragen und andere Kontaktelemente zeitnah zu beantworten. Nur so können Bewerber der Generation Y und Z in ihrer Lebenswirklichkeit erreicht und abgeholt werden.
Neben der wichtigen Präsenz in Social Media und der unerlässlichen digitalen Kommunikation müssen auch "Recruiter 4.0" aktiv auf potenzielle Arbeitnehmer zugehen und als Networker persönlich präsent sein. Durch Active Sourcing, z. B. Universitäts- und Hochschul-Marketing, werden junge Talente zum Teil schon während ihres Studiums angeworben, ebenso führt die Präsenz auf Personal- und Recruiting-Messen sowie in Business-Netzwerken vielfach zu erfolgreichen Erstkontakten, die in einen unternehmenseigenen Talent- bzw. Bewerberpool einfließen können. Ist ein erster Kontakt hergestellt, kommt es im Anschluss auf eine möglichst individuelle Bewerberansprache an: Der Recruiter sollte dem Kandidaten zeigen, dass er sich mit seinem Werdegang befasst hat und an ihm ganz persönlich interessiert ist. Ein weiterer wichtiger Mosaikstein zur Verbesserung der Candidate Experience!
Auf dem HR-Markt werden vielfältige allgemeine und spezialisierte Seminare und Management-Tools zum Thema Recruiting angeboten, die die Kenntnisse und Fähigkeiten von Personalern erweitern und updaten.
So wie Kandidaten innerhalb des Bewerberprozesses vieles (auch Persönliches) von sich preisgeben, sollte auch der Recruiter bereit sein, sich als Mensch zu erkennen zu geben. So können z. B. gut gemachte Teamseiten mit Fotos geeignet sein, Kandidaten ein sympathisches erstes Bild von der HR-Abteilung bzw. dem rekrutierenden Ansprechpartner im Unternehmen zu vermitteln.
Neben den eher mittel- bis langfristig angelegten Maßnahmen für effizientes Recruiting 4.0, ggf. auch parallel zum Aufbau eines eigenen Bewerberpools, holen sich immer mehr Unternehmen Unterstützung bei einem erfahrenen Personaldienstleister. Diese Kooperation kann bei der Bewerbersuche allgemein (häufig in Form einer langjährigen Zusammenarbeit), aber gerade auch bei dringlichen Personalengpässen von unschätzbarem Wert sein. Aktuellen Erhebungen zufolge wurden allein über 87 Prozent der Stellen für Produktionshelfer und -mitarbeiter sowie fast 74 Prozent der Industriemechaniker-Jobs über Personaldienstleister ausgeschrieben.
Personalbeschaffung muss heute anders gedacht werden als in früheren Zeiten – qualifizierte Bewerber wählen Unternehmen, die sich bereits auf den ersten Blick als attraktive Arbeitgeber präsentieren und ihnen den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich machen. Zielorientiertes Recruiting 4.0 verlangt dem Personalmanagement umfassende Maßnahmen ab: digitale Systeme und spezielle Analytics-Technologien, relevante Selbstdarstellungen auf allen digitalen Kanälen, insbesondere in den sozialen Netzwerken, einfache Mobile Recruiting-Prozesse und aktive, gut vernetzte Recruiter, die die Markenbotschaft ihres Unternehmens überzeugend nach außen vermitteln. Mit diesen Mitteln kann es Unternehmen gelingen, ihr Recruiting effizient zu gestalten, somit die kostenintensiven Faktoren Time-to-hire und Cost-to-hire deutlich zu senken – und die Besten unter den Bewerbern an sich zu binden. Dabei lohnt es sich, einen Personaldienstleister als erfahrenen Sparringspartner mit ins Boot zu holen. Auch HR-Abteilungen, die eigenständig mittel- und langfristige Recruiting 4.0-Maßnahmen durchführen, können mit der kurzfristigen Unterstützung eines Personaldienstleisters offene Stellen oftmals schneller und besser besetzen.
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