Das Handling der IT des Malerbetriebs Guttenberger ist typisch für kleinere und mittelständische Unternehmen: Im Laufe der Jahre ist mithilfe externer IT-Dienstleister schrittweise eine funktionierende IT-Landschaft entstanden, die einen – mehr oder weniger – reibungslosen Geschäftsalltag zulässt. Eine eigene IT-Abteilung gibt es nicht. Die Person mit dem größten IT-Wissen wird zwangsläufig zum Verantwortlichen für interne IT-Belange deklariert. Irgendwann kommt der Punkt, an dem etwas in der IT-Landschaft des Unternehmens nicht mehr funktioniert. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Manche lassen sich schnell intern beheben und haben kaum negativen Einfluss auf das tägliche Geschäft. Andere können wiederum einen ganzen Betrieb von einem Moment auf den anderen lahmlegen.
Seit fast 30 Jahren ist der mittelständische Maler- und Stuckbetrieb Guttenberger aus Neunkirchen am Brand erfolgreich am Markt tätig. Derzeit arbeiten 25 Mitarbeiter in dem Traditionsunternehmen in Familienbesitz. Das 
Hauptarbeitsgebiet umfasst Renovierungen und Sanierungen von Häusern im Innen- und Außenbereich. Fünf Mitarbeiter sorgen an ihren Büroarbeitsplätzen für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse. Dies setzt eine funktionierende IT-Landschaft voraus.
Vor neun Jahren wurde ein Exchange Server angeschafft. Da dieser nun altersbedingt nicht mehr leistungsfähig war, wurde dringend nach einer neuen Lösung gesucht. Des Weiteren gab es einen alten Server, der als Domain Controller und als Microsoft-Exchange-(E-Mail)-Server fungierte. Ein Ausfall des Servers war somit auch gleichbedeutend mit einem Ausfall des gesamten E-Mail-Systems.
Der Server stürzte immer wieder ab und es gab niemanden, an den man sich im Notfall wenden konnte. Darüber hinaus traten auch immer wieder kleinere Probleme mit der IT auf, wie beispielsweise das Nichtfunktionieren der Abrechnungssoftware.
Größte Priorität hatte es, den sehr alten und langsam gewordenen Server (E-Mail und Domain) abzulösen und die Softwarelizenzen zu konsolidieren. Da man sich bei Guttenberger zwar durchaus versiert in puncto IT zeigte, aber nicht alle anfallenden Problemstellungen selbst lösen konnte, war man auf externe professionelle Hilfe angewiesen.
Vom Suchen und Finden des passenden IT-Dienstleisters
Die Suche nach einem geeigneten IT-Dienstleister gestaltete sich jedoch langwieriger als gedacht. Dabei waren die Ansprüche an einen IT-Dienstleister keineswegs ungewöhnlich:
- Know-how im Bereich Serveradministration
- Regionale Nähe (schnelle Vor-Ort-Hilfe ohne horrende Anfahrtskosten)
- Referenzkunden, die vor vergleichbaren Herausforderungen/Ausgangssituationen standen
- Beratend und hineindenkend agierend
Gerade der letztgenannte Punkt ist vielen Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung besonders wichtig. Schließlich ist man sich mancher Notwendigkeiten, Chancen und Risiken gar nicht bewusst. Dafür bedarf es einen Partner an seiner Seite, der sich Zeit nimmt, sich in die jeweilige Ausgangssituation hineinzudenken, und das entsprechende IT-Wissen hat, um die im Sinne des Kunden beste Lösung anzubieten.
Lösungsansätze
Der ursprüngliche Plan sah vor, komplett in die Cloud zu gehen, wurde aber schnell wieder verworfen. Denn die Umsetzung des Plans wäre mit vielen Kompromissen verbunden gewesen. Mehr Informationen darüber bekommen Sie in der Case Study „Guttenberger“. 
Zudem war es ein Wunsch, dass die Mitarbeiter nicht mehr neue Systeme als unbedingt notwendig lernen und bedienen müssen, um die Einarbeitungsphase so kurz wie möglich zu halten. Schließlich konnte eine Lösung gefunden werden, mit der sich für die Mitarbeiter kaum etwas geändert hat – außer dass jetzt alles reibungslos funktioniert.
Die gesamte IT ist nun auf dem neuesten Stand. Die gewählte Hybridlösung ist seit Anfang 2017 im Einsatz. Die Datensicherung erfolgt jetzt auf einem externen Server und das Handling von Softwarelizenzen wurde stark vereinfacht.
Seitens Guttenberger ist man sehr zufrieden damit, wie sich der Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Umsetzung und Beratung im Anschluss gestaltete. Zudem weiß man mit TINTSCHL einen Partner an seiner Seite, der mit einem Rundum-sorglos-Paket für IT-Fragen in puncto
- Netzwerk (VPN)
- Lizenzmanagement
- Konfigurationsleistung
- Administration
- Virtualisierung/Cloud
- Datensicherheit
zur Verfügung steht. Gleichwohl weiß man es für etwaige Notfälle zu schätzen, dass es jemanden gibt, der für eine schnelle, unbürokratische und vor allem kompetente Hilfe sorgt.
Kostenloser IT-Check
Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen, kontaktieren Sie uns für Ihren persönlichen kostenlosen IT-Check. Unser 5-Schritte-Check-up für Ihre IT sieht Folgendes vor:
- Check 1: Firewall, Netzwerksicherheit & Virenschutz
- Check 2: Betriebssysteme auf Clients & Servern
- Check 3: Datensicherheit & Backup-Szenarien
- Check 4: Server- & Client-Hardware
- Check 5: Office-Software & Netzwerkkonfiguration
