Vor allem in Handels- und Produktionsbetrieben kommt dem Einkauf eine wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe zu, die den reibungslosen Ablauf nahezu aller Prozesse im Unternehmen gewährleistet. Der operative Einkäufer setzt dabei die Ziele und Vorgaben des strategischen Einkaufs um. Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie in dieser Beschreibung.
In kleineren Unternehmen werden diese nicht zwangsläufig durch eine eigene Abteilung geregelt. Die meisten mittelständischen Betriebe trennen allerdings bereits die Aufgabenverteilung in eine administrative strategische Einkaufsabteilung und in einzelne ausführende, eben operative Abteilungen (zum Beispiel das Lager selbst) und operative Einkäufer.
Operativer Einkauf: Eine Schlüsselrolle im Unternehmen
Operative Einkäufer können sowohl projektbezogen eingesetzt werden als auch in laufenden und kontinuierlichen Produktionsprozessen. Die generelle Aufgabe betrifft zunächst in allen Fällen die Beschaffung, beispielsweise von Produktionsmaterialien, Werkstoffen oder auch Maschinen.
Dabei sind operative Einkäufer vor allem ausführende Kräfte. Ihnen obliegen Aufgaben wie:
- Durchführen von Bestellungen
- Verwalten der Lagerbestände beziehungsweise die Mitarbeit dabei
- Bearbeiten von Auftragsbestätigungen
- Festlegen von Bestellmengen
- Warenprüfung
- Durchführen der Bezahlung
- Aufgaben, die sich mit der Disposition überschneiden, wie Mengen- und Losgrößenplanung
Analytisches Denken, Verantwortungsbewusstsein und Verhandlungsgeschick
Einkäufer müssen sich mit den Prozessen im Betrieb bestens auskennen, um mögliche Engpässe zu vermeiden. Das erfordert ein hohes Maß an Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Unternehmens. Die Teamfähigkeit ist aber nur ein Skill, der einen guten Einkäufer ausmacht. Wer einkauft, muss auch verhandeln können, sowohl schriftlich als auch am Telefon und im direkten Gespräch, mal auf Deutsch, ein nächstes Mal vielleicht sogar auf Englisch.
Profunde EDV-Kenntnisse sind ebenfalls von Vorteil. Vor allem bei projektbezogenen Aufgaben, wie der Erstellung einer neuen Produktionslinie, wird vom operativen Einkäufer neben dem kaufmännischen auch ein großes technisches und fachspezifisches Wissen erwartet. Hier bietet sich ein weites Betätigungsfeld für Wirtschaftsingenieure.
Ausbildung und Weiterbildungsmöglichkeiten eines operativen Einkäufers
Die klassischen Ausbildungsgänge des Groß- und Außenhandelskaufmanns oder des Industriekaufmanns stellten bis dato die Grundvoraussetzung für die Tätigkeit des operativen Einkäufers dar. In den vergangenen Jahren ist allerdings ein starker Trend zur Akademisierung zu beobachten und es wird häufiger ein Hochschulabschluss in Betriebswirtschaftslehre als Einstellungskriterium gefordert.
Vorwiegend private Bildungseinrichtungen bieten die Aufstiegsfortbildung zum Fachkaufmann für Einkauf und Logistik an, die eine zusätzliche Qualifikation darstellt. Die Prüfung erfolgt dabei durch die IHK. Diese Fortbildung läuft zurzeit allerdings bereits aus und soll in Zukunft durch den Bildungsgang „Geprüfter Einkäufer“ der IHK ersetzt werden.
Fazit: Operativer Einkäufer – ein Job für Gewissenhafte
Der Beruf des operativen Einkäufers erfordert Genauigkeit, Teamfähigkeit sowie vorausschauendes und analytisches Denken. Seine Bedeutung für das Unternehmen ist hoch, daher wird diese Tätigkeit auch angemessen vergütet.
Wer sich auf eine solche Stelle bewirbt, muss zwar nicht zwangsläufig über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre verfügen, hat aber mit einem solchen die deutlich besseren Karten. Fachspezifisches Wissen und technisches Verständnis sind von Vorteil – das macht die Tätigkeit des operativen Einkäufers auch für Ingenieure, Techniker und Maschinenbauer interessant, vor allem bei projektbezogenen Stellenausschreibungen.
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