Operativer Einkäufer (m/w/d): Beschaffer, Problemlöser, Kommunikator

Vor allem in Handels- und Produktionsbetrieben kommt dem Einkauf eine zentrale und besonders verantwortungsvolle Aufgabe zu. Denn nur ein funktionierender Einkauf gewährleistet den reibungslosen Ablauf nahezu aller Prozesse im Unternehmen und sichert dessen Wettbewerbsfähigkeit. Einkäufer im operativen Bereich sind dafür zuständig, bei der Material- und Maschinenbeschaffung den Bedarf rechtzeitig und kosteneffizient zu decken. Gleichzeitig sorgen sie für eine optimale Kommunikation zwischen Lieferanten, weiteren Elementen der Supply Chain und den Mitarbeitern der Fachabteilungen des Betriebs.

Operativ oder strategisch: der Einkauf nimmt eine Schlüsselrolle in Unternehmen ein

Der Job des operativen Einkäufers ist im kaufmännischen Bereich angesiedelt. Vor allem in kleineren Unternehmen wird er oft nicht von ganzen Abteilungen, sondern einzelnen Mitarbeitern übernommen. Die meisten mittelständischen Betriebe unterscheiden allerdings zwischen den Aufgaben des administrativen strategischen Einkaufs und des ausführenden operativen Einkaufs. Während der strategische Einkäufer mittel- und langfristig Ziele und Vorgaben festlegt und damit den Rahmen für den gesamten Einkauf steckt, setzt der operative Einkäufer in diesem Rahmen die Vorgaben des strategischen Einkaufs um.

Operative Einkäufer können sowohl projektbezogen als auch in kontinuierlich laufenden Produktionsprozessen eingesetzt werden. Bei Neuentwicklungen von Produkten wird häufig der Einkauf von Anfang an eng mit einbezogen, damit es bei den späteren Produktionsabläufen nicht zu Materialengpässen kommt.

Operativer Einkauf: die Aufgaben

Die zentrale Verantwortung des operativen Einkaufs liegt in der möglichst kostengünstigen, rechtzeitigen und zuverlässigen Bestellung und Beschaffung von Produktionsmaterialien, Werkstoffen, Maschinen oder anderen notwendigen Mitteln. In diesem Rahmen sind die typischen Aufgaben:

• Verwalten der Lagerbestände
• Bedarfsermittlung
• Festlegung und Optimierung der Bestellmengen
• Einholen von Angeboten
• Warenprüfung
• Bearbeiten von Auftragsbestätigungen
• Begleitung der Bestellung bis zum Wareneingang
• Lieferkontrolle
• Rechnungsprüfung und Bezahlung
• Bearbeitung von Reklamationen
• Lieferantenmanagement (Steuerung und Bewertung; Aufbau neuer Lieferanten)
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Aktuelle Herausforderungen im operativen Einkauf

Der operative Einkauf muss - insbesondere in Krisenzeiten - stetigen Kostendruck, wechselnde wirtschaftliche Beziehungen innerhalb des globalen Handels, Verfügbarkeits-, Personal- und Lieferprobleme sowie die Anpassung an ständig fortschreitende digitale Technologien bewältigen. In den vergangenen Jahren hat sich das Aufgabenspektrum in diesem Job daher stark verändert. Profunde EDV-Kenntnisse, insbesondere der problemlose Umgang mit digitaler Beschaffungsmanagement-Software, insb. ERP-Systemen, sind heute für den betrieblichen Einkauf unerlässlich.

Da der operative Einkäufer zudem die reibungslose Kommunikation zwischen Lieferanten, Logistik und den jeweils beteiligten Abteilungen immer sicherstellen muss, ist es notwendig, dass er die gängigen bzw. im Betrieb genutzten Kommunikations-Tools beherrscht (insb. digitale Plattformen, Video-Chats und -Konferenzen, Lieferantenportale usw.).

Die wichtigsten Skills: Was einen guten operativen Einkäufer ausmacht

Hohes Verantwortungsbewusstsein und Verhandlungsgeschick sind elementare Eigenschaften für einen erfolgreichen operativen Einkäufer. Schnelles, analytisches, lösungsorientiertes Denken und Handeln sowie Soft Skills wie Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sollte er ebenfalls mitbringen. Sehr gute Fremdsprachenkenntnisse, zumindest in Englisch, sind für die Verhandlungen mit internationalen Geschäftspartnern ein Muss.

Wege in den Job: Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

War bisher die klassische kaufmännische Ausbildung (Groß- und Außenhandels- oder Industriekaufmann/-kauffrau) Grundvoraussetzung für den Job des operativen Einkäufers, ist in den vergangenen Jahren die Akademisierung dieses Berufs in den Vordergrund getreten. Inzwischen wird häufig ein Hochschulabschluss, z. B. in Betriebswirtschaftslehre, als Einstellungskriterium gefordert. Vor allem bei projektbezogenen Aufgaben, beispielsweise bei der Erstellung neuer Produktionslinien, wird vom operativen Einkäufer neben kaufmännischem auch ein großes technisches und fachspezifisches Wissen erwartet. Deshalb sind hier auch Wirtschaftsingenieure oder Ingenieure anderer technischer Fachrichtungen – idealerweise mit entsprechender Zusatzqualifizierung – besonders gefragt.  

Private Bildungseinrichtungen und IHK bieten einschlägige Aus- und Weiterbildungen an. Darüber hinaus sollten operative Einkäufer zu kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen bereit sein. Nur so können sie für die ständig steigenden Anforderungen der globalisierten wirtschaftlichen Welt stets gewappnet bleiben.

Fazit und Ausblick

Digitalisierung, „Beschaffung 4.0“, globaler Handel sowie Klima- und Energiekrise – diese Faktoren werden auch den operativen Einkauf in den nächsten Jahren weiter stark verändern und fordern. Bei aller Technologie werden operative Einkäufer auch weiterhin gute Kommunikatoren und Problemlöser bleiben müssen. Gestern wie heute erfordert der Job des operativen Einkäufers Genauigkeit, Teamfähigkeit sowie vorausschauendes und analytisches Denken. Da die Bedeutung des operativen Einkaufs für Unternehmen hoch ist, werden Arbeitskräfte in diesem Bereich immer gesucht – bei meist sehr gutem Gehalt. 

Mit der einschlägigen Berufserfahrung steigen selbstverständlich auch die Karriere- und Verdienstchancen. Hierfür kann die Anstellung bei einem erfahrenen und gut vernetzten Personaldienstleister wie Tintschl sehr hilfreich sein: Durch Einsätze in verschiedenen Projekten und Bereichen bei namhaften Unternehmen wird nicht nur der Einstieg, sondern auch die Profilierung im Bereich des operativen Einkaufs erleichtert. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und beraten Sie gerne. Oder Sie schauen gleich in unserem Jobcenter nach interessanten Operativer Einkauf Jobs und bewerben sich direkt!