Unternehmen setzen zunehmend auf Projektarbeit; somit sind Fachkräfte mit besonderem Talent für organisatorische Aufgaben begehrter denn je. Zahlreiche interessante Jobs mit gutem Gehalt gibt es innerhalb des Projektmanagements; in diesen Bereich fällt auch der sehr verantwortungsvolle Beruf des Projektkoordinators. Dieser wird insbesondere dann eingesetzt, wenn das Management eines Betriebs für komplexe Projekte mehrere Fremdfirmen und/oder Freelancer beauftragt.
Projektkoordinator: das Berufsbild
Der Job des Projektkoordinators unterscheidet sich von dem des Projektleiters oder Projektmanagers, auch wenn er teilweise ebenfalls Manager-Funktionen erfüllt. Doch arbeitet der Projektkoordinator vielmehr dem Projektleiter, dem Project Manager oder den jeweiligen Teilbereichsleitern direkt zu und wird mit exekutiven Befugnissen ausgestattet. Fachliche und/oder disziplinarische Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse hat der Koordinator dagegen nicht.
Die Aufgaben des Projektkoordinators
Im Wesentlichen teilt sich die Tätigkeit in drei Teilbereiche auf:
- Organisation und Planung
- Kommunikation und Teamwork
- Controlling
Zur Organisation und Planung gehören alle vorbereitenden und projektbegleitenden Schritte wie die Erstellung von Zeitplänen oder die Bestimmung und Überwachung der nötigen Ressourcen. Benchmarks, Deadlines, Ziele und Kostenrahmen werden festgelegt und deren Einhaltung laufend kontrolliert.
Als „Projekt-Diplomat“ dient der Koordinator im Aufgabenfeld Kommunikation und Teamwork als Bindeglied zwischen allen beteiligten Mitarbeitern, den Managern, den Kunden/Anwendern und den Zulieferern. Er sorgt neben einer förderlichen Arbeitsumgebung für die reibungslose Kommunikation aller Beteiligten, teilt alle wichtigen Projektschritte mit, führt ggf. Präsentationen und Schulungen durch und löst Konflikte.
Im Controlling fällt auch die Dokumentation und Überwachung der (Teil-)Ergebnisse und festgelegten Etappenziele in den Verantwortungsbereich des Projektkoordinators. Er folgt dabei immer dem Ziel, alle Vorgaben frist- und budgetgerecht sowie mit dem höchsten Qualitätsanspruch zu erfüllen.
Im Rahmen dieser Hauptbereiche hat der Projektkoordinator sämtliche Abläufe zu überblicken. Nicht zuletzt gehören administrative Tätigkeiten wie die Datenverwaltung, die Protokollierung und die Dokumentation zu seiner Arbeit.
Wege in den Beruf: die notwendigen Qualifikationen
Ein abgeschlossenes Studium in einem fachspezifischen Bereich gilt als Schlüsselqualifikation für eine koordinierende Position in der Projektarbeit. Bevorzugt werden Ingenieur-Studiengänge sowie Projektmanagement und Betriebswirtschaft. In Stellenausschreibungen für Projektkoordinator Jobs wird in der Regel zusätzlich das generelle, meist technische Umfeld der jeweiligen Branche angegeben. So werden bspw. vor dem Hintergrund der zunehmenden KI-Herausforderungen IT Ingenieure mit entsprechenden Fachkenntnissen als IT-Projektkoordinatoren sehr gesucht. Auch Wirtschaftsingenieure mit dem nötigen technischen Know-how und ausreichend praktischer Erfahrung kommen für diesen Job in Frage. Zusatz-Know-how vor allem in Projekt- und Qualitätsmanagement, Prozessteuerung und Administration wird von Arbeitgebern sehr begrüßt. In den meisten Fällen werden diese Fähigkeiten nur über eine entsprechend lange Berufserfahrung erzielt.
Die eine einschlägige Ausbildung gibt es nicht; neben den genannten Wegen führen auch verschiedene Qualifizierungsmaßnahmen in diesen Beruf; zum Beispiel eine IHK-Weiterbildung zum IT-Projektkoordinator bzw. zur IT-Projektkoordinatorin oder auch interne Weiterbildungen, die das eigene Unternehmen anbietet.
Vielfältige Skills für vielfältige Aufgaben
Da die Erwartungen und Anforderungen an einen Projektkoordinator so vielfältig sind wie die Projekte, sind auch die notwendigen Skills für diesen Beruf sehr umfassend. Sorgfalt, analytisches Denken und allgemeine Führungsqualitäten sind essenziell und sollten in der bisherigen Berufserfahrung bereits erprobt und belegbar sein. Wer bisher als Manager bzw. Fachkraft mit rein technischem Background tätig war, sollte in jedem Fall leitend tätig gewesen sein oder über eine wirtschaftliche Weiterbildung verfügen.
Zu den wichtigsten „Soft Skills“ gehören Kommunikationsstärke und selbstbewusstes Auftreten, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein, hohe Kundenorientierung, eine lösungsorientierte Arbeitsweise und nicht zuletzt Belastbarkeit. Daneben erwarten Arbeitgeber meist erweiterte Kenntnisse in verschiedenen Projektmanagement-Methoden (z. B. Scrum oder Design Thinking); auch Auslandserfahrung vergrößert die Karrierechancen. Die Arbeit in und mit internationalen Teams erfordert zudem sehr gute Englischkenntnisse.
Projektkoordinator – die Karrierechancen
Besonders durch Tätigkeiten in unterschiedlichen Projekten vergrößern Projektkoordinatoren noch ihre ohnehin guten Aufstiegschancen. Die Zusammenarbeit mit Spezialisten der jeweiligen Branche sichert ihnen wertvolle Berufserfahrungen; zudem arbeiten sie dadurch immer am Puls der Zeit.
Mit jeder erfolgreich absolvierten Aufgabe steigt der Marktwert und ebnet den Weg in noch interessantere Positionen mit entsprechend höherem Gehalt – der Aufstieg von der reinen Koordinierung ins Management bzw. in die Projektleitung ist oft nur eine Zeitfrage.
Das Gehalt: Was kann ein Projektkoordinator verdienen?
In diesem qualifizierten Job kann man gut verdienen: Üblich ist ein durchschnittliches Gehalt von rund 50.000 Euro jährlich; erfahrene Fachkräfte verdienen mitunter auch ein Gehalt bis zu 70.000 Euro.
Fazit:
Die Aufgaben in der Projektkoordinierung sind interessant und vielfältig; von Bewerbern für diesen Job wird aber auch viel erwartet. Gefordert sind sowohl spezifische technische und projektbezogene Kenntnisse als auch wirtschaftlich-planerische Fähigkeiten sowie zahlreiche persönliche Stärken – diese Kombination ergibt sich naturgemäß nur im Verlauf etlicher Berufsjahre. So tastet man sich als Einsteiger idealerweise Projekt für Projekt an die Position des Koordinators heran. Doch haben auch Berufserfahrene mitunter Schwierigkeiten, ein passgenaues Projekt für ihr Bewerberprofil zu finden.
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