In nahezu allen Branchen bewähren sich Projektassistenten als unverzichtbare Bindeglieder zwischen dem Projektmanagement und den beteiligten Mitarbeitern. In diesem Blog erfahren Sie, welche Anforderungen an Projektassistenten gestellt werden, welche Aufgaben sie übernehmen und welche Voraussetzungen Sie mitbringen sollten, wenn Sie sich für diese Position interessieren.
Typische Aufgaben der Projektassistenz
Projektassistenten entlasten die verantwortlichen Projektleiter, indem sie administrative Aufgaben übernehmen, die reibungslose Kommunikation aller Beteiligten gewährleisten und den Ablauf des Projekts überwachen. Die Projektassistenz ist also von der Planung bis zum Monitoring in alle Phasen des Projekts eingebunden, was zum einen eine große Aufgabenvielfalt und zum anderen eine hohe Verantwortung mit sich bringt.
Als Assistenten unterstehen sie direkt der Projektleitung und geben deren Vorgaben an die Mitarbeiter weiter. Während die Leitung sich so auf die Führung und „das große Ganze“ des Projekts konzentrieren kann, behält die Projektassistenz die konkreten Aufgabenstellungen aller Beteiligten im Blick. Neben organisatorischem Geschick, gehören also auch Durchsetzungsfähigkeit und kommunikative Fähigkeiten zum Anforderungsprofil eines Projektassistenten.
Die Projektassistenz koordiniert die Projektmitarbeiter, stellt Teams zusammen und übernimmt die Verwaltungshoheit über Verfügbarkeit, Kommunikation und die Kostenplanung. Mit Blick auf den Projektverlauf gliedern sich die Aufgaben wie folgt:
Hauptaufgabe Nr. 1: Die wesentlichen Schritte bei der Projektplanung
- Entwicklung und Definition der verschiedenen Projektbereiche
- Planung der Mitarbeiterstruktur
- Interne Kommunikation
- Klärung der Handhabung von Schulungen, Urlaubswünschen usw.
- Nennung aller Ansprechpartner
- Planung von Meetings und Vorstellrunden
- Auswahl und Nennung der Kommunikationsmittel
Hauptaufgabe Nr. 2: Die wesentlichen Schritte bei der Projektverwaltung
- Verwaltung von Zugangscodes, Softwarelizenzen und anderen Betriebsmitteln
- Gewährleistung der reibungslosen Kommunikation intern/extern
- Organisation und Überwachung des Ablagesystems
- Archivierung der internen Kommunikation
- Monitoring
An Projektassistenten werden hohe Erwartungen gestellt, dazu zählen natürlich Fachwissen und Organisationstalent. Da aber de facto jedes Projekt auch immer Neuland darstellt, sind vor allem eine schnelle Auffassungsgabe und eine steile Lernkurve gefragt. Wer -bei entsprechender Qualifikation- über solche Eigenschaften verfügt, hat bei der Bewerbung als Projektassistent eindeutig die Nase vorn.
Verantwortung und Führungsaspekte
Neben den genannten administrativen Bereichen, übernehmen Projektassistenten auch oft Aufgaben der Ressourcen- und Budgetplanung. Dazu gehören: die Planung und Bewertung der Personalkosten, aber auch Bereiche der allgemeinen Kostenplanung und Verwaltung. Über Teile des Budgets verfügen Projektassistenten auch eigenverantwortlich.
Als „rechte Hand“ der Projektleitung fungiert der Projektassistent als kommunikatives Bindeglied zwischen dem Management und den Mitarbeitern. Er bewertet und beantwortet deren Anfragen und leitet sie bei Bedarf weiter. Je nach Kompetenz übernimmt der Assistent auch die externe Kommunikation, womit er der Ansprechpartner für alle Stakeholder des Projekts ist. Dieser Teilbereich ist zunehmend gefragt, da er die Leitung in hohem Maße entlastet.
Anforderungen an Projektassistenten: kommunikativ, motiviert und Freude am Lernen
Die vielfältigen und sehr verantwortungsvollen Aufgaben der Projektassistenz setzen in den allermeisten Fällen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, besser noch ein abgeschlossenes Studium der Betriebswissenschaften voraus. Auch Studiengänge im Bereich Medien und Kommunikation sorgen für das nötige Grundwissen. Darüber hinaus zählt aber vor allem Erfahrung, zum Beispiel im Agenturalltag, oder einschlägige Berufserfahrung innerhalb der jeweiligen Branche. Quereinsteiger sollten hoch motiviert sein und über eine hohe Lernbereitschaft verfügen.
Fazit: Projektassistenten tragen eine hohe Verantwortung
Und für diese Verantwortung werden sie auch sehr ansprechend entlohnt. Je nach Bundesland und Alter beziehungsweise Erfahrung des Mitarbeiters liegt das Durchschnittsgehalt zwischen 2.500 und 3.500 Euro. Dabei ist in vielen größeren Firmen noch durchaus reichlich Luft nach oben. Eine Tätigkeit als Projektassistent qualifiziert zudem für höhere Positionen und bietet einen umfassenden Einblick in die Strukturen eines Unternehmens und dessen Arbeitsprozesse.
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