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Kommunikator, Kopf & Seele des Projekts: die Projektassistenz (m/w/d)

verfasst von Markus Mayr - 03.04.2023

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Projektarbeit und Projektmanagement spielen in Unternehmen eine wachsende Rolle. Effizienz und Erfolg eines Projekts stehen und fallen mit dem richtigen Team. Alle Aufgaben müssen optimal ineinandergreifen und jeder Projektmitarbeiter – insbesondere das Projektmanagement – soll sich zu 100 Prozent auf seine Tätigkeit konzentrieren können. Eine fähige Projektassistenz ist hierfür unverzichtbar. Sie ist als spezialisierte Teamassistenz die Schnittstelle zwischen der Projektleitung und den Mitarbeitern – und nicht selten auch die „Seele“ des Projekts. 

Beruf Projektassistenz: ein vielfältiger Aufgabenbereich

Die zentrale Aufgabe der Projektassistenten ist es, die Projektverantwortlichen und Mitarbeiter zu entlasten und sämtliche organisatorischen und administrativen Aufgaben zu übernehmen. Sie arbeiten eng mit der Projektleitung zusammen und geben deren Vorgaben an die jeweils Zuständigen im Team weiter. Zudem koordinieren sie das Team, stellen eine durchgängige Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicher und behalten die Aufgabenverteilung, die Zeit- und Personalplanung sowie den gesamten Projektablauf kontinuierlich im Blick. Sie sind Ansprechpartner für alle Fragen zur Projektverwaltung. Wann immer die Projektleitung einen Überblick über den aktuellen Stand benötigt – die Assistenz kann ihn liefern. Bei Störungen betreibt sie Ursachenforschung und ist wesentlich an der Problemlösung beteiligt. Nicht zuletzt sorgen gute Projektassistenten für positive Stimmung im gesamten Team.

Assistent mit besonderer Verantwortung 

Die Projektassistenz ist also von A-Z eng in das Projekt eingebunden. Hierbei hat sie jede Menge unterschiedlichster Aufgaben zu erledigen und trägt im Job eine hohe Verantwortung. Je kompetenter Projektassistenten arbeiten, desto mehr Entscheidungsbefugnisse wird der Projektleiter ihnen übertragen. So ist es nicht selten, dass Projektassistenten auch eigenverantwortliche Aufgaben übernehmen, z. B. in der Budget- und Ressourcenplanung. Auch für die Kommunikation nach außen sind immer häufiger die Projektassistenten die Ansprechpartner für sämtliche Stakeholder.

Teamassistenz oder Projektassistenz?

Die Projektassistenz unterscheidet sich durchaus von der Teamassistenz, auch wenn beim Teamassistent ähnliche Grundvoraussetzungen und Fähigkeiten erwartet werden wie bei der Projektassistenz. Der Tätigkeitsbereich der Teamassistenz ist nicht an ein spezielles Projekt gebunden, sondern umfasst sämtliche administrativ-organisatorischen Aufgaben, die alle Mitarbeiter laufend betreffen – im Wesentlichen also die klassische Arbeit, die im Sekretariat anfällt. Projektassistenz Aufgaben sind oft anspruchsvoller, komplexer und spezieller. Vielfach werden hier – neben Fachkenntnissen und Erfahrungen im Hinblick auf das jeweilige Projekt – auch gute Grundkenntnisse im Projektmanagement erwartet.

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Typische Aufgaben der professionellen Projektassistenz

Im Wesentlichen übernimmt die Projektassistenz in enger Absprache mit der Projektleitung folgende Aufgaben:

Projektplanungs- und Startphase

  • Organisation und Nachbereitung des Kick-offs
  • Erstellung der Standardvorlagen für alle wesentlichen Projektpläne
    (u. a. Termin-, Meilenstein-, Budget- und Kommunikationspläne, Statusberichte, Tätigkeitsbeschreibungen)
  • Koordination aller Grundvoraussetzungen für die Arbeitsfähigkeit (z. B. IT-Infrastruktur, Büromaterial)
  • Definition der Projektstrukturen und Projektbereiche
  • Teamzusammenstellung und -koordination
  • Benennung aller Ansprechpartner
  • Festlegung des Projektauftrags mit klarer Benennung der Projektziele

Verwaltung des Projektablaufs

  • Meeting-Organisation und Betreuung (u. a. Protokollerstellung und -verteilung)
  • Terminkoordination
  • Verwaltung der IT (z. B. Zugangscodes und Lizenzen)
  • Betreuung von Ablage und Projektarchiv
  • Monitoring
  • Kontinuierlicher Überblick über den Projektstand und Bericht an den Projektleiter
  • Pflege des Projekthandbuches

Projektabschluss

  • Projektdokumentation und Dokumenten-Ablage
  • Erstellung des Abschlussberichts in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter
  • Ggf. Organisation eines Abschluss-Events

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Das sollten Projektassistenten mitbringen 

Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen werden in diesem Beruf vorausgesetzt, ebenso exzellente Sprachkenntnisse in Englisch. Kenntnisse in mindestens einer weiteren Sprache vergrößern die Jobchancen. Zumindest Basiswissen in Projektmanagement ist wünschenswert; entsprechendes Know-how steigert meist auch das Gehalt. Neben Ausbildung und Kenntnissen spielen bei Projektassistenten die sogenannten „Soft Skills“ eine besonders große Rolle. Insbesondere sollten sie belastbar und stark in Multitasking und Kommunikation sein. Sie brauchen großes Organisationstalent, die Lust, Verantwortung zu übernehmen und die Fähigkeit, auch in heißen Phasen und bei komplexen Aufgaben einen kühlen Kopf zu bewahren. Ausgeprägte zwischen-menschliche Fähigkeiten, vor allem Empathie und Freundlichkeit im Umgang mit allen Projektbeteiligten sind unabdingbar. Daneben sollten Projektassistenten auch Selbstbewusstsein und Durchsetzungsfähigkeit mitbringen, denn es kommt durchaus vor, dass sie im Auftrag des Vorgesetzten einmal bei Projektmitarbeitern Druck machen oder Fehlerbehebungen einfordern müssen. Selbstverständlich sind bei diesem Job auch eine strukturierte Arbeitsweise, eine schnelle Auffassungsgabe, Offenheit für neue Erfahrungen und Weiterbildung sowie viel Flexibilität gefragt. Denn häufig wird bei Projekten Neuland betreten, sodass man sich nicht an Bewährtem und einschlägigen Erfahrungen orientieren kann.

Welche Ausbildung führt in den Job?

Meist wird von einem Projektassistenten zumindest eine kaufmännische Ausbildung, im Idealfall auch ein Studienabschluss in Betriebswissenschaften oder im Bereich Kommunikation/Medien erwartet. Auch Quereinsteiger können über einschlägige Berufserfahrung und fachliche Weiterbildungen im Bereich des jeweiligen Projekts/der jeweiligen Branche an einen spannenden Projektassistenz-Job kommen, etwa wenn sie sich bereits als Teamassistent oder hervorragender Organisator bewährt haben.

Fazit: Projektassistenten kommen in so gut wie allen Branchen zum Einsatz. Die Tätigkeit ist vielfältig, spannend und zugleich sehr gefragt; das Gehalt ist meist sehr gut. Fähige Projektassistenten qualifizieren sich auch für höhere Positionen; somit bietet der Job auch gute Aufstiegs- und Gehaltschancen, z. B. im Bereich des Projektmanagements.

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