Dem Projektcontroller als wichtigem Teil des Projektmanagements obliegt es, durch ständige Kontrolle und Steuerung des Projektablaufs die Zielerreichung sicherzustellen. Wir stellen Ihnen wichtige Controlling-Methoden vor, die Sie dabei unterstützen, das Projekt ideal zu planen und zu überwachen.
In Abgrenzung zum Projektmanager bzw. Projektleiter, der sich vornehmlich um Belange wie Personalplanung und -führung, Abstimmung mit den Auftraggebern und Zeiterfassung kümmert, ist es die zentrale Aufgabe des Projektcontrollers, den Bedarf und die notwendigen Ressourcen eines Projekts zu ermitteln und die Einhaltung von Ziel und Budget des Projekts zu überwachen. Die Bewertung der Controlling-Ergebnisse, die gesamte Koordination des Projekts und die finale Verantwortung verbleiben jedoch weiterhin in den Händen der Projektleitung.
Im Regelfall übergibt die Geschäftsleitung alle Aufgaben zur Betreuung eines Projekts an das jeweilige Management und Controlling. Diese Bereiche müssen der Leitung stetig die wichtigsten Informationen zum Projekt zukommen lassen, damit Entscheidungen für den weiteren Projektverlauf getroffen werden können.
DIN 69901 liefert eine Definition des Begriffs Projekt-Controlling; demnach dient es zur „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“ Vor diesem Hintergrund behält der Projektcontroller von Anfang bis Ende eines Projekts vornehmlich drei zentrale Kennzahlen im Blick:
Die Grafik zeigt einen typischen Projektaufbau. Alle relevanten Informationen aus den verschiedenen Bereichen müssen im Projektcontrolling gesammelt und verarbeitet werden.
Um sämtliche Controlling-Aufgaben erfolgreich zu erfüllen, gehört zum strategischen Projektcontrolling und zur Projektsteuerung zunächst einmal die sorgfältige Projektvorbereitung. Deren zentraler Bestandteil ist eine stets nachvollziehbare Zielplanung, die meist auf Grundlage der sogenannten SMART-Kriterien definiert wird. Sie bringt alle projektrelevanten Aktivitäten miteinander in eine inhaltliche und zeitliche Verbindung.
Die Planung beinhaltet vor allem Termine, personelle und zeitliche Ressourcen sowie die Festlegung der Teilergebnisse und des Endergebnisses inklusive der Maßnahmen zu deren Erreichung. Alle Planungsbestandteile sollten zu jedem Zeitpunkt abgerufen und den jeweiligen Projektbereichen eindeutig zugeordnet werden können. Insbesondere ist eine detaillierte Planung wichtig, um Meilensteine zu definieren, die auf dem Weg zum Projektziel erreicht und abgearbeitet werden müssen.
Viele Controller arbeiten mit sogenannten Gantt-Diagrammen (auch Gantt-Charts oder Balkenpläne genannt), um den Projektverlauf zu überwachen und die festgesetzten Meilensteine gut sichtbar zu machen. Dabei steht ein Balken jeweils für eine bestimmte Projektphase, die wiederum einem bestimmten Zeitraum zugeordnet wird.
Diese grundlegende Projektcontrolling-Methode bewährt sich insbesondere bei der Budgetplanung von Projekten. Sie vergleicht Faktoren wie Arbeitszeiten, Leistungen externer Firmen oder Reisekosten. Mittels spezieller EDV-Programme werden Ist-Daten erhoben, die dann mit den im Rahmen der Projektplanung festgelegten Soll-Daten abgeglichen werden. Abweichungen des Ist- vom Soll-Zustand werden häufig signalfarbig gekennzeichnet. In der Folge wird meist eine Analyse der Abweichungen vorgenommen, um zu ermitteln, welche davon unbedeutend und „normal“ im Rahmen des Projekts sind, und welche dagegen das gewünschte Projektergebnis gefährden und daher ein entsprechendes Gegensteuern erfordern.
Im Sinne des Soll-Ist-Vergleichs ist auch die Planung von Projektbudgets als Untereinheiten des Projekts sinnvoll. Sie kann die Planung und Überwachung des Gesamtprojekts enorm vereinfachen. Solche „Unter-Budgets“ werden zum Beispiel für Arbeitsstunden, Reisekosten, Fremdleistungen, ggf. auch für nachträgliche Posten festgelegt.
Mit dieser Methode lässt sich sehr übersichtlich darstellen, in welcher Situation sich die einzelnen Teilbereiche des Projekts gerade befinden. „Grün“ bedeutet dabei, dass „alles im grünen Bereich“ ist, also der Planung entspricht. „Gelb“ kann anzeigen, inwieweit die Budgets belastet wurden und dass ggf. auf diesen Bereich erhöhte Aufmerksamkeit gerichtet werden sollte. Ein mit „Rot“ markierter Bereich kann bedeuten, dass hier die Budgets fast oder gänzlich ausgeschöpft sind und somit entsprechend gegengesteuert werden muss.
Da bei Projekten selbst mit der gewissenhaftesten Vorbereitung, Planung und Kontrolle erfahrungsgemäß immer wieder Abweichungen und individuelle, nicht planbare Ereignisse auftreten, ist es für einen Projektcontroller besonders wichtig, sich nicht allzu starr an die Vorgaben und Planungen zu halten. Stattdessen sollte er in der Lage sein, flexibel auf auftretende Probleme zu reagieren und für alle Fälle immer einen „Plan B“ bereitzuhalten.
Für den Projektcontroller ist es sehr wichtig, nicht nur auf Basis von Erfahrungswerten aus anderen Projekten Entscheidungen zu treffen. Er muss auch immer bewerten, ob diese Erfahrungen auf die Gegebenheiten des aktuellen Projektes anwendbar sind.
Ein erfolgreicher Projektcontroller muss also nicht nur Erfahrung in der Steuerung von Projekten mitbringen und bei Problemen möglichst gelassen bleiben, sondern auch die zur Verfügung stehenden Methoden und Gegenmaßnahmen genau analysieren und zielführend nutzen.
Beim Projektcontrolling handelt es sich um eine besonders verantwortungsvolle Tätigkeit innerhalb des Managements eines Projekts. Die Aufgaben des Projektcontrollers werden in der Regel vom Projektmanager bzw. Projektleiter an einen entsprechend qualifizierten Projektmitarbeiter übertragen. Dieser muss dann seine Controller-Berichte regelmäßig an die Projektleitung, teilweise auch an den Auftraggeber abliefern und Rechenschaft ablegen. Selbstverständlich sollte er dabei die entsprechende Projektcontrolling-Software beherrschen, die beim jeweiligen Projekt bzw. im Unternehmen eingesetzt wird. Zur optimalen Steuerung von Projekten wird mittlerweile eine große Auswahl an speziell entwickelter Software angeboten, die in der Regel Bestandteil einer Projektmanagement-Software ist. Im Idealfall lassen sich mittels der ausgewählten Software alle Controlling-Prozesse einfach und überschaubar erfassen und abbilden.
Die Funktion des Projektcontrollings wird von Mitarbeitern ausgeübt, die einen den Projektaufgaben entsprechenden fachlichen Hintergrund haben, bereits an wichtigen Projekten mitgearbeitet haben und möglichst noch ausreichende Fähigkeiten und Erfahrungen im organisatorischen Bereich aufweisen können. Meist sind ihnen die verbreiteten Instrumente des Projektmanagements zumindest bekannt. Qualifizierte Fachleute, z. B. im Bereich Engineering, Maschinen- und Anlagenbau, Offshore und Schiffsbau usw. haben häufig sehr gute Chancen, innerhalb der Projektarbeit Controlling-Aufgaben zu übernehmen und sich somit einige Stufen auf der Karriereleiter hocharbeiten zu können, ggf. auch nach internen Schulungen und Fortbildungen.
Wenn Sie eine Karriere als Projektcontroller anstreben, sollten Sie sich zunächst vergewissern, dass Sie die bereits genannten fachlichen Fähigkeiten und Qualifikationen mitbringen und bereit sind, sich zusätzlich einschlägiges Controlling-Wissen anzueignen. Zudem sollten sie über die nötige analytische Denkweise verfügen und interdisziplinär arbeiten können. Außerdem erfordert das Controlling von Projekten auch sehr viel Umsicht, Weitblick und Verantwortungsbewusstsein.
Wichtig sind darüber hinaus auch kommunikative Fähigkeiten: Zwar berichtet der Projektcontroller in erster Linie an den Projektleiter, dennoch hat er auch regelmäßig Kontakt mit anderen Mitgliedern des Projektteams, deren Ergebnisse er überwachen und dokumentieren muss. Deshalb sollten auch eine gute Kommunikationsfähigkeit, Kontaktfreude und zwischenmenschliches Geschick zu den Fähigkeiten eines Projektcontrollers gehören.
Erfolgreiches Projektcontrolling ist eine wesentliche Voraussetzung für die planungsgerechte Durchführung und letztlich den Erfolg des Projekts. Somit kommt dem Controller eine sehr wichtige Rolle innerhalb der Projektleitung zu, für die er im Allgemeinen gut bezahlt und wertgeschätzt wird. Erledigt jedoch ein Projektcontroller seine Aufgaben nicht gründlich, weitsichtig und verantwortungsbewusst, kann das gesamte Projekt gefährdet werden – erhebliche finanzielle Einbußen und Imageschäden können die Folge sein.
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