Die 7 Hauptaufgaben eines Projektleiters (m/w).

verfasst von Andreas Fuchs - 27.11.2018

Projektleiter

Der Trend zu mehr Projektmanagement hält an und erfasst zunehmend auch den Mittelstand. Für Wirtschaftsingenieure aber auch für Fachkräfte mit einem technischen Hintergrund und entsprechender Berufserfahrung ergeben sich heute großartige Aufstiegsmöglichkeiten.

Als Projektleiter (Projektmanager) sind Sie für die operative Planung und Steuerung des Projekts verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben zählt, je nach Art und Umfang des jeweiligen Projekts, das Erreichen bestimmter Zielvorgaben, wie:

  • Die Einhaltung von Terminen und Deadlines
  • Die Einhaltung des Kostenrahmens
  • Das Erreichen von Etappenzielen
  • Die Qualitätssicherung der Arbeit
  • Die zielgerichtete Weiterbildung der am Projekt beteiligten Angestellten

Projekte können grundsätzlich aus zwei Arten geleitet werden:

  1. In hierarchiefreien Projektgruppen. Hierbei übernehmen alle Gruppen und deren jeweilige Mitglieder gleichermaßen die Verantwortung für den Erfolg des Projekts. Diese Leitungsform folgt einem eher didaktischem Ansatz. Der Projektmanager ist hier mehr Moderator oder Initiator.
  2. In hierarchischen Projektgruppen. Bei dieser Leitungsform wird ein Gruppenmitglied mit einem höheren Maß an Verantwortung ausgestattet. Der neue Umfang der Kompetenz reicht von der Möglichkeit, Anträge zu stellen bis zur uneingeschränkten Leitung der jeweiligen Gruppe.

Sowohl die Form der Leitung als auch die Leitungskompetenz der verschiedenen Gruppenmitglieder kann sich im Laufe des Projekts ändern, etwa wenn sich ein Angestellter durch besondere Impulse hervortut oder wenn das bisherige System den Anforderungen nicht gerecht wird.

Projektmanagement bedeutet vor allem permanente Veränderung und Anpassung. Vom Projektmanager wird daher ein hohes Maß an Flexibilität verlangt.

Ihre Aufgaben im Projektmanagement

Zu den Kerntätigkeiten jedweder Leitungsposition zählt die Festlegung von Zielen und Teilzielen und die Erarbeitung von Methoden zu deren Umsetzung. Projektleiter übernehmen auch die Ressourcen- und Budgetplanung, weshalb Bewerber mit einem rein technischen Hintergrund gut daran tun, ihre betriebswirtschaftlichen Kenntnisse zu erweitern. Umgekehrt bedarf es bei der Planung von Projekten auch immer einer hohen fachlichen Kompetenz.

1. Projektdefinition

Als Projektmanager obliegt Ihnen die realistische und möglichst genaue Festlegung der Ziele des Projekts, sofern diese nicht konkret durch den Auftraggeber bestimmt wurden. Sämtliche Ziele und Teilziele werden dokumentiert, bspw. um sie im Zweifelsfall dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorlegen zu können.

2. Projektorganisation

Als Leiter des Projekts ist es Ihre Aufgabe, die bestehenden Unternehmensstrukturen für das Projekt nutzbar zu machen, ohne die bestehenden Prozesse zu stören. Sie ermitteln die nötigen Ressourcen, wählen die geeignetsten Teammitglieder aus und legen die Art und Weise der Kommunikation im Projekt fest.

Projektarbeit ist ein dynamischer Prozess, bei dem eine geordnete Grundstruktur, beispielsweise die Einteilung des Projekts in klar definierte Phasen, dabei helfen kann, Störungen im Ablauf zu vermeiden. Als Projektmanager achten Sie sowohl auf die Zusammensetzung der Gruppe als auch auf die Anzahl deren Mitglieder. Eine Gruppe mit mehr als acht Teilnehmern gilt bereits als weniger effizient.

3. Projektplanung

Als Projektleiter beginnen Sie die Planung eines Projekts meist mit einer Analysephase des Ist-Zustands. Dieses Vorgehen schafft Referenzwerte und dient auch der Problemermittlung. Es folgen die Planung der generellen Projektstruktur, die Kostenplanung und die Ermittlung der benötigten Einsatzmittel.

4. Kommunikation

Bei der Projektarbeit ist eine reibungslose Kommunikation unabdingbar. Sie sind als Leiter des Projekts für die Bestimmung der geeigneten Kommunikationsmittel und Strukturen zuständig und ermutigen Ihre Mitarbeiter dazu, diese Kanäle bestmöglich zu nutzen.

5. Umfeldmanagement

Die am Projekt beteiligten Mitarbeiter verfolgen zunächst meist recht unterschiedliche Ziele. Ein Techniker aus dem Bereich Engineering hat immer einen anderen Blick auf die Sache / das Produkt / die Dienstleistung als beispielsweise ein Team-Mitglied aus dem Marketing. Als Projektmanager besteht Ihre Arbeit darin, diese verschiedenen Interessen und Sichtweisen auszugleichen und alle nur erdenklichen Barrieren zwischen Ihren Mitarbeitern abzubauen.

6. Projektcontrolling und Dokumentation

In der Praxis wird die Aufgabe des Controllers in Projekten häufig an ein dazu qualifiziertes Teammitglied delegiert. Der Projektleiter gibt jedoch nicht die Bewertung der Ergebnisse aus der Hand, sondern lediglich deren Ermittlung und Dokumentation. Zweck des Controllings ist die Einhaltung der Projektleistung zu jedem Zeitpunkt.

7. Mitarbeiterführung

Auch, wenn Sie als Projektmanager nicht der direkte Vorgesetzte Ihrer Mitarbeiter sind, fallen Ihnen einige Kompetenzen zu:

  • Sie vergeben Teilaufgaben des Projekts an das Team
  • Sie haben ein Mitspracherecht bei der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung der Mitglieder
  • Sie planen und führen Weiterbildungsmaßnahmen durch
  • Sie lösen Konflikte innerhalb der Gruppe
  • Sie fungieren als Motivator und Initiator

Ihre Chancen als Projektmanager

Die Aufgabe des Projektleiters wird häufig als undankbar beschrieben, dabei vollzieht sich zurzeit ein Wandel in der Besetzung solcher Positionen, der Raum für neue Möglichkeiten bietet. Zum einen müssen Sie heute nicht mehr zwangsläufig ein organisatorisches Genie oder ein wirtschaftliches Wunderkind sein, um die Leitung eines Projekts zu übernehmen. Viele dieser Aufgaben lassen sich leicht an kompetente Teammitglieder oder den Projektassistenten delegieren. Zum anderen setzen Unternehmen heute verstärkt auf Empathie und Kommunikationsbereitschaft bei der Besetzung solcher Stellen. Die vermeintlichen Soft-Skills gewinnen also an Bedeutung.

Natürlich bleibt das Projektmanagement weiterhin ein ausgezeichnetes Sprungbrett in höhere Positionen, beispielsweise im Management oder der Abteilungsleitung. Darüber hinaus ist die Leitung eines Projekts bereits ausgesprochen lukrativ.

Ihre Qualifikation

Ein abgeschlossenes Studium mit einer dem Projekt entsprechenden fachlichen Ausrichtung ist die wichtigste Schlüsselqualifikation für eine Leitungsposition. Wirtschaftsingenieure gleichen dieses Know-how bestenfalls durch einschlägige betriebliche oder eben auch projektbezogene Erfahrung aus. Fachkräfte mit einem ausschließlich technischen Hintergrund können Ihre betriebswirtschaftlichen Kenntnisse in entsprechenden Weiterbildungsmaßnahmen erweitern.

Ihr Bewerberprofil - das sollten Sie für den Job mitbringen

Falls Sie sich für die Leitung eines Projekts interessieren, sollten Sie zunächst die allgemein gängigen Projektmanagement-Instrumente kennen und beherrschen. Drüber hinaus sollten Sie bereits erste Erfahrungen in der Projektarbeit gesammelt haben.

Die Planung und Durchführung von Projekten erfordert neben einer analytischen Denkweise auch einen interdisziplinären Ansatz. Bei der Zusammenarbeit mit Spezialisten und Zulieferern aus den verschiedensten Ländern ist eine gute Kommunikationsfähigkeit auch in Englisch notwendig.

Zur Natur des Leiters gehört eine hohe Belastbarkeit und die Bereitschaft, stets mit bestem Beispiel voranzugehen. Überprüfen Sie Ihre Tauglichkeit für diese Position mithilfe der folgenden Fragen:

  • Bin ich ein kontaktfreudiger Mensch?
  • Schaffe ich es leicht, andere zu überzeugen?
  • Bin ich durchsetzungsfähig?
  • Bin ich ein guter Verhandlungsführer?

Fazit

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass der Projektleiter in hierarchisch strukturierten Projektgruppen für die vollständige Erledigung des Auftrags sowie für die Einhaltung der Zielsetzung verantwortlich ist. In diesem Zusammenhang sorgt er dafür, dass die Qualitätskriterien nicht außer Acht gelassen werden. Weiter ist er für Planung und Kontrolle des Projekts zuständig und übernimmt die projektbezogene Personalführung.

Der Job des Projektleiters wird hervorragend vergütet, in Betracht der mächtigen Anforderungen sollte das auch so sein. Wenn Ihr Bewerberprofil den Erwartungen entspricht und Sie zudem bereits über Erfahrung in der Projektarbeit verfügen, können Sie Ihre Gehaltsvorstellungen entsprechend nach obenhin anpassen.

Kein Projekt ist wie das andere und mit jedem erfolgreich absolvierten steigern Sie Ihren persönlichen Marktwert und sammeln wertvolle Erfahrungen. Bei der Suche nach einem passgenauen Projekt zu Ihrem Bewerberprofil müssen Sie nicht im Dunkeln tappen. TINTSCHL vermittelt bereits seit Jahrzehnten erfolgreich Fachkräfte in gut bezahlte Schlüsselpositionen, wie die des Projektleiters.

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