Mitarbeitern richtig Feedback geben - so gelingt es

Was die Feedback-Kultur angeht, scheinen die deutschen Unternehmen nicht gerade zu glänzen. Viele Arbeitnehmer wünschen sich mehr Anerkennung, regelmäßigen Austausch mit ihren Vorgesetzten und Unterstützung bei ihrer Weiterentwicklung. Bleibt dies aus, können die Folgen schwerwiegend sein – nicht nur für das interne Arbeitsklima, sondern auch für den wirtschaftlichen Erfolg. Denn regelmäßiges Feedback gehört zu den wichtigsten Faktoren, die Arbeitnehmer an ihren Arbeitgeber binden.

Im folgenden Beitrag lesen Sie, wie Sie als Personaler und Führungskraft eine gute Feedback-Kultur in ihrem Betrieb einführen bzw. pflegen und wie Sie richtig Feedback geben (und nehmen), um zu motivieren und die Qualität der Arbeit zu steigern.

Was ist Feedback eigentlich und wozu dient es?

Wenn Mitarbeiter sich weiterentwickeln, ihre Arbeit oder ihr Verhalten verbessern sollen und auch die Führungskräfte wissen möchten, wie die Teammitglieder die Arbeit ihrer Vorgesetzten bewerten, dann sollte regelmäßiger Austausch im Mitarbeitergespräch fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Feedback gibt einer anderen Person Rückmeldung über ihr Verhalten oder über ihre Leistung und hebt ggf. Verbesserungspotenziale. Der Feedback-Geber ergänzt die Selbsteinschätzung des Feedback-Nehmers durch seine – möglichst objektive – Fremdeinschätzung. Dadurch kann der Feedback-Nehmer seine eigene Wahrnehmung von sich selbst und seiner Arbeitsleistung schärfen. Außerdem eignet sich ein Feedback-Gespräch sehr gut dazu, Erwartungen und Enttäuschungen zu formulieren oder Missverständnisse aufzulösen. Das Ergebnis: Man baut Vertrauen auf.

Wie wertvoll die professionelle Rückmeldung gerade in der Personalentwicklung und -führung ist, betonen HR-Experten immer wieder – und ist auch vielfach belegt. In einer der bekanntesten Studien zum Thema zeigte der amerikanische Motivationsforscher Prof. Richard Conniff von der Yale Universität, dass Feedback und Wertschätzung guter Arbeitsergebnisse die Motivation und Leistung von Arbeitnehmern um bis zu 17 Prozent steigern kann. (Quelle: Karrierebibel) Ganz offensichtlich ist auch, dass Mitarbeiter sich Feedback sehr wünschen. So bewerteten zum Beispiel in einer Studie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg 94 Prozent der Befragten das Mitarbeitergespräch als hilfreich und 90 Prozent informelles Feedback als „sehr nützlich“. Vor allem die sogenannte Generation Y, also die ab 1980 geborenen, besonders begehrten Arbeitskräfte, brauchen Umfragen zufolge wohlwollendes und schnelles Feedback, um bei der Stange zu bleiben, fand eine Statista-Studie vor einigen Jahren heraus.

Feedback-Kultur: noch nicht überall angekommen

Diverse Befragungen ergeben jedoch auch, dass diesen Wünschen und Notwendigkeiten in vielen deutschen Unternehmen nicht oder nicht zufriedenstellend entsprochen wird. Diverse Befragungen von Mitarbeitern, Bewerbern und Auszubildenden ermitteln, dass die „Kommunikation“ in den Unternehmen am schlechtesten bewertet wird; der offene Dialog und anerkennendes Feedback werden demnach vermisst. Groß ist auch der Frust bei den Arbeitnehmern, wenn es um „Unterstützung bei der Weiterentwicklung durch Vorgesetzte“ geht. Wie eine aktuelle Befragung des infas-Instituts für angewandte Sozialwissenschaft im Auftrag der ZEIT ergab, finden drei Viertel aller Befragten und rund 80 % der 25- bis 44-Jährigen diese Unterstützung äußerst relevant. Doch zufrieden damit sind gerade mal 45 Prozent.

Anscheinend wissen viele Führungskräfte zu wenig über die Regeln und den Nutzen des Feedbacks – und machen vor allem im Mitarbeitergespräch vieles falsch. Oft liegen Welten zwischen dem, was Führungskräfte für notwendig halten und was sich Mitarbeiter wünschen. Die meisten Vorgesetzten halten es für ausreichend, im einmal jährlichen Mitarbeitergespräch Verbesserungsvorschläge aufzuzeigen. Dabei legen sie den Schwerpunkt nur auf Kritikpunkte, statt auch zu loben. Das frustriert Mitarbeiter natürlich.

Richtig Feedback geben: so gelingt es 

Damit die Feedback-Kultur im Unternehmen gedeihen kann, müssen natürlich erst einmal gewisse Grundbedingungen erfüllt sein. Vorgesetzte sollten den Mitarbeitern grundsätzlich das Gefühl geben sollten, sie wahrzunehmen – etwa durch Fragen wie „Wie geht’s dir heute?“ oder mit anerkennenden Worten. Nur der kontinuierliche Kontakt zu den Mitarbeitern (trotz Stress und Zeitnot) ermöglicht den Aufbau einer wertschätzenden Beziehung. Ein zusätzliches zehnminütiges Gespräch etwa alle ein bis zwei Wochen zu vereinbaren ist hier ein erster Ansatzpunkt. 

Wer Feedback richtig gibt, macht dies deutlich häufiger als einmal im Jahr und bleibt dabei sachlich und orientiert sich an konkreten Beispielen. Dabei zählt nicht nur die Einzelmeinung der Führungskraft, sondern auch die Rückmeldungen der anderen.

Im Feedback-Gespräch geht es vor allem darum, gemeinsam Rückblick zu halten oder langfristige Zielvorstellungen zu klären. Im Fokus steht immer die persönliche Situation des Mitarbeiters im Unternehmen. Gleichzeitig dient das Gespräch dem Mitarbeiter aber auch dazu, dem Vorgesetzten Feedback zu geben. Hier sollten Chef oder Chefin aktiv zuhören und Kritik annehmen.

Die wichtigsten Regeln für das Feedback-Gespräch

Für ein effektives, wertschätzendes Feedback müssen in jedem Fall folgende Punkte beachtet werden:

1. Persönlich: Niemals sollte Feedback per E-Mail oder telefonisch gegeben werden, sondern immer im persönlichen Dialog
2. Auf Augenhöhe: Wertschätzend und motivierend kann ein Feedback nur sein, wenn beide Seiten sich offen äußern dürfen. Vorgesetzte und Mitarbeiter sollten sich auf Augenhöhe begegnen.
3. Mit ausreichend Zeit: Ein kurzes Gespräch „zwischen Tür und Angel“ kann keine Wirkung zeigen. Beide Seiten sollten sich  ausreichend Zeit dafür nehmen und gut darauf vorbereiten.
4. Nah dran: Wenn es um eine konkrete Situation geht, sollte das Feedback-Gespräch möglichst zeitnah stattfinden.
5. Auf der Sachebene bleiben: Emotionen, rein subjektive Einschätzungen und natürlich Angriffe und Entwertungen aller Art sind beim Feedback tabu. Dabei spielen auch Formulierungen eine Rolle. Zum Beispiel werden Sätze mit „Sie sind ...“ schnell als abwertend empfunden. „Sie zeigen manchmal wenig Bereitschaft, auch andere Sichtweisen anzuerkennen“ wird mit Sicherheit beim Gegenüber weniger Abwehr auslösen als „Sie sind stur“.
6. Anerkennung zeigen: Ausschließlich Kritik zu äußern und den Fokus auf das zu richten, was nicht geklappt hat, frustriert statt zu motivieren. Deshalb sollten Erfolge, gute Leistungen und Anstrengungen der Mitarbeiter ausreichend gewürdigt werden.
7. „Und“ statt „Aber“: Bernard Roth, Professor an der renommierten Stanford Universität, fand heraus, dass wir mit der Verwendung von „und“ bereits lösungsorientiert denken, während wir bei "aber“ das Gehirn auf eine Konfliktsituation programmieren. Eine wirkungsvolle Aussage eines Vorgesetzten könnte also lauten: „Sie haben die Inhalte hervorragend herausgearbeitet – und sie sollten noch ein wenig an ihrer Vortragsweise arbeiten.“
8. Positive Effekte verdeutlichen: Wenn es um Veränderungen im Verhalten des Mitarbeiters geht, sollte ihm verdeutlicht werden, dass dadurch etwas Gutes geschieht. Einem unpünktlichen Teammitglied könnte man zum Beispiel sagen: „Sie sind ein Gewinn für das Team. Wenn Sie noch ein wenig an ihrem Zeitmanagement arbeiten, wird die Atmosphäre noch besser.“
9. Aktiv zuhören: Während das Gegenüber spricht, sollten die Gedanken auf keinen Fall abschweifen. Wertschätzung bedeutet, dem anderen immer konzentriert zuzuhören – und dabei auch aktiv auf die nonverbalen Botschaften zu achten. Nur so ist es möglich, zu verstehen, was der Andere einem sagen will.

Fazit

Eine gute Feedback-Kultur erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter, ihre Bindung an das Unternehmen und letztlich ihre Motivation und Leistung. Gleichzeitig hat sie weniger Kündigungen und Krankheitstage zur Folge. Arbeitgeber sollten ihre Feedback-Fähigkeiten also unbedingt optimieren, um letztlich die Attraktivität, aber auch die Produktivität ihres Unternehmens zu steigern – und so die besten Bewerber anzuziehen.