Das ist der Arbeitsplatz der Zukunft

verfasst von Natalie Dippold - 12.03.2020

Arbeitsplatz der ZukunftDie vieldiskutierten Phänomene unserer Zeit, der demografische Wandel, der Fachkräftemangel auf dem Arbeitsmarkt und die Digitalisierung, verändern massiv auch unsere Arbeitswelt. Schlagworte wie „New Work“ und "Arbeitswelt 4.0" sind in aller Munde. Gerade die begehrten jungen Qualifizierten stellen heute andere Ansprüche an einen Job – längst sind nicht mehr nur Aufstiegs- und Verdienstmöglichkeiten wichtig, sondern auch flexible Arbeitszeiten und -orte, eine ausgewogene Work-Life-Balance, Familienfreundlichkeit sowie größtmögliche Selbstbestimmung. Personalfachleute sind sich einig: Den festen Arbeitsvertrag wird es auch in Zukunft geben, das Arbeitsverhältnis insgesamt wird jedoch mehr und mehr von Flexibilität, gestalterischen Freiheiten und personalfreundlichem Ambiente bestimmt. Erfahrene Recruiter wissen: Nur mit diesen zeitgemäßen Strukturen vor dem Hintergrund der digitalen Transformation können Unternehmen den harten „War for Talents“ und die besten Arbeitskräfte für sich gewinnen.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie mehr über die Entwicklungen, Chancen und Herausforderungen, die „New Work“ und die digitalen Arbeitsplätze der Zukunft mit sich bringen – und lesen, was Sie als Unternehmen unbedingt beachten sollten, wenn Sie solche Arbeitsplätze anbieten.

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft: Es gibt ihn schon heute

Ob Sie es nun „New Work“, „Future Workplace“ oder „digitaler Arbeitsplatz“ nennen – die Arbeitswelt der Zukunft hat längst begonnen. Aktuelle Umfragen und Studien belegen das mit eindrücklichen Zahlen. So saß laut dem ­IT-Branchenverband Bitkom bereits 2018 fast jeder zweite Arbeitnehmer an einem digitalen Arbeitsplatz. In einzelnen Branchen waren es sogar fast 90 Prozent (Quelle: Bitkom). Vielfach ergänzen Mobilgeräte mit Inter­net-Zugang den festen Computer-Arbeitsplatz oder ersetzen ihn sogar ganz.

In einer Studie der Technologie-Marktforscher von IDG Research Services gab ein großer Teil der befragten Führungs- und Fachkräfte der DACH-Region an, dass sich in Betrieben und Organisationen traditionelle Strukturen zunehmend auflösten – und dass digitale Arbeitsplätze der Zukunft für Menschen unter 30 Jahren „die größte Bedeutung überhaupt“ hätten.

Arbeiten „Out of Office“

Eine besonders große Rolle in der „New Work“ spielt allen Experten und Untersuchungen zufolge das ortsunabhängige Arbeiten, vor allem für junge Menschen ein ganz wichtiger Faktor bei der Jobwahl – und somit ein immer relevanter werdender Bestandteil des Employer Brandings. Die Bandbreite des Out-of-Office-Arbeitens reicht dabei vom sogenannten „digitalen Nomaden“, der seine Arbeitsleistung als Weltenbummler mit Laptop und Tablet im Handgepäck ausübt, über den Angestellten im Home Office bis hin zum Arbeitnehmer, der viel reist und/oder für einen Global Player arbeitet und seine mobilen Geräte in Niederlassungen mehrerer Länder einstöpselt, ohne irgendwo einen eigenen Schreibtisch zu besitzen. In allen Fällen genügen zum Arbeiten der Computer bzw. Laptop, mobile Endgeräte und eine funktionierende Internetverbindung.

Im Trend liegt dabei wohl vor allem das Home Office, also das Arbeiten von zuhause aus. Dem Digitalverband Bitkom zufolge lassen derzeit vier von zehn Arbeitgebern (39 Prozent) ihre Mitarbeiter auf Wunsch von zuhause aus arbeiten. Zum Vergleich: 2014 waren es noch 20 Prozent, die Tendenz ist also deutlich steigend.

Das verwundert kaum, liegen die Vorzüge für Heimarbeiter doch auf der Hand: kein nerviges Pendeln in überfüllten S-Bahnen oder im Autobahnstau, zeitliche Flexibilität und damit Familienfreundlichkeit, gemütliche Arbeitsplätze auf der Couch oder im heimischen Arbeitszimmer, ungestörte Konzentration, selbstständigeres Arbeiten, bessere Work-Life-Balance usw.

Statistik Home OfficeAuch wenn viele Arbeitgeber das Home Office kritisch beäugen, weil sie damit – so glauben sie – ihre Angestellten zu wenig kontrollieren könnten, raten Experten aller Couleur den Unternehmen dringend, den Wünschen der jungen Arbeitnehmergeneration unbedingt nachzukommen, um die begehrten Young Professionals nicht von vornherein mit zu starren Strukturen abzuschrecken. Zudem ist die Befürchtung, keine Kontrollmöglichkeiten mehr zu haben, nicht wirklich haltbar. Durch die Digitalisierung und ihre Technologien lässt sich durchaus verlässlich nachvollziehen, wann und was der Arbeitnehmer zuhause tatsächlich für den Betrieb geschafft hat.

„New Work“ im klassischen Büro

Dennoch: Homeoffice und andere Out-of-Office-Modelle stellen bislang lediglich eine Ergänzung zum klassischen Bürojob dar. Auch sind bei weitem nicht alle Arbeitnehmer Anhänger der neuen Arbeitsplatz-Modelle. Viele fürchten eine ständige Erreichbarkeit und in der Folge Einschränkungen der persönlichen Freiheit. Auch vor einer Überwachung durch den Arbeitgeber mittels neuer Technologien haben nicht wenige Menschen heute Angst – ob diese nun berechtigt ist oder nicht.

Das klassische Büro im Unternehmen wird also noch lange nicht ausgestorben sein. Da es sich aber inzwischen auch unter den konservativsten Arbeitgebern herumgesprochen hat, dass zufriedene Beschäftigte besonders produktiv arbeiten, statten die Betriebe ihre Büroflächen immer menschenfreundlicher aus. „Das Büro im Jahr 2025 ist ein Büro der freien Wahl aus Kommunikations-, Konzentrations-, Kooperations- und Rückzugsmöglichkeiten“, schreibt etwa das Expertenportal arbeits-abc.de.

Welche Vorteile bringt „New Work“ den Unternehmen?

Der Vorteil Nr. 1 liegt für Unternehmen in der Kostenersparnis. Moderne digitale Arbeitsplätze – ob in der Home Office-Variante oder mit entsprechend gestalteten eigenen Büros – bedeuten weniger Schreibtische und kleinere Büroflächen und damit deutlich niedrigere Arbeitnehmerkosten. Diese ergibt sich aber letztlich nicht nur aus eingesparten Miet- und Ausstattungskosten, sondern auch aus der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und damit der Arbeitsleistung. Experten betonen, dass gerade im Home Office die Produktivität oft besonders hoch sei, da es hier weit weniger Ablenkung durch Gespräche mit Kollegen, Lärmkulissen z. B. in Großraumbüros, „Flurfunk“ usw. gebe.

Auch die Loyalität der Belegschaft gegenüber dem Unternehmen ist ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt, den die neue Arbeitswelt bietet, ebenso wie eine Erhöhung der Flexibilität, Kreativität und Innovationsfähigkeit beim Personal, die vielfach zu den erklärten Unternehmenszielen gehört.

Wie Unternehmen den besonderen Herausforderungen des „New Work“ begegnen können 

Selbstverständlich bringen die neuen Arbeitsformen auch einige spezifische Herausforderungen insbesondere für Arbeitgeber mit sich. Auf dem Weg in die Arbeitswelt von morgen empfehlen Experten generell ein gut ausgewogenes Verhältnis aus modernen und herkömmlichen Strukturen. Dabei ist es besonders wichtig, dass Unternehmen ihre Beschäftigten stets in die notwendigen Veränderungen miteinbeziehen.

Grundsätzlich müssen viele Firmen erst einmal den Gedanken der Flexibilisierung in ihrer Unternehmenskultur verankern. Belegschaft und Führungsriege sind vielfach noch geprägt von der Präsenzkultur, also vom Denken, dass derjenige, der am längsten im Büro sitzt, die beste Arbeit leistet und somit automatisch zu den Lieblingen der Vorgesetzten gehört. Hier fordern Experten ein klares Umdenken – Führungskräfte müssten ihre Mitarbeiter an den Ergebnissen messen statt an den Arbeitszeiten. Dabei sollten Fachkräfte aus dem Bereich Human Resources unterstützend und beratend tätig sein.

Insgesamt erheblich komplexer werden durch moderne Arbeitsplatzmodelle auch die Koordinations- und Planungsaufgaben. Virtuelle Teams und tagelang nicht anwesende Mitarbeiter erfordern wesentlich mehr Transparenz, sodass jeder jederzeit noch weiß, wer was macht. Auch Disziplin und verlässliche Absprachen auf allen Seiten sind unerlässlich, ebenso wie feste Zeiten, die für Informations- und Gedankenaustausch im realen Raum reserviert sind.

Regelmäßige Meetings, gemeinsame Mittagessen oder Afterwork-Termine stärken zudem den Teamzusammenhalt, der durch die neuen Arbeitsformen durchaus gefährdet sein kann. Wenn lockere Gespräche, Klatsch und Tratsch in der Teeküche und Kantine wegfallen, entfremdet sich das Team allzu leicht – auf Kosten der Arbeitsatmosphäre, des Wohlgefühls und letztlich wieder der Arbeitsleistung. Führungskräfte müssen diese Dinge aktiv fördern und herbeiführen. Wieder ist es die Aufgabe der Personaler, das Management hierbei mit passenden Konzepten zu unterstützen.

Auch die Faktoren Personalentwicklung und Weiterbildung verändern sich in der flexiblen neuen Arbeitswelt. So macht es besonders Sinn, die bisherigen klassischen Seminare durch Blended-Learning-Methoden zu ersetzen, die Präsenzveranstaltungen mit E-Learning kombinieren. Den Führungs- und HR-Kräften obliegt es hier, die Mitarbeiter ggf. für diese Methoden zu motivieren. 

In direktem Zusammenhang mit E- und Online-Learning steht auch das Wissensmanagement in Unternehmen. Bisher fungierten häufig einzelne Mitarbeiter als Wissensträger, dies aber ist in Zeiten zunehmender Out-of-Office-Arbeit natürlich nicht mehr zielführend. Moderne digitale Arbeitsplätze stellen hier eine große Chance dar, denn durch digitale Technologien können mehr Mitarbeiter in effizienterer Form Zugriff auf Wissen bekommen und die Arbeitsstrukturen weniger hierarchisch werden. Konkret können z.B. Mitarbeiter sich gegenseitig schulen, eigene Videos oder Podcasts erstellen, die den Kollegen dann jederzeit zugänglich sind, oder an einer eigenen Unternehmens-Wiki und Wissens-Datenbanken mitarbeiten. Auch Online-Bibliotheken mit unternehmensrelevanter Fachliteratur erweitern auf einfache Weise das Mitarbeiterwissen.

Besonders wichtig ist in der digitalen Arbeitswelt natürlich das Thema Datenschutz – einfache Datenschutzerklärungen mit Unterschrift der Mitarbeiter reichen künftig nicht mehr aus. Hier gilt es, z. B. mittels Schulungen neue Regeln zu etablieren, die insbesondere Home Officer verinnerlichen müssen: gearbeitet wird ausschließlich an firmeneigenen Geräten mit gesicherten Internetverbindungen; jedes Gerät wird nach Beendigung der Arbeit sicher weggeschlossen usw.

Relevant sind im Zusammenhang mit der Datensicherheit auch Themen wie IT-Infrastruktur und Systemstabilität. Hierfür sind gründliche Vorplanung für den Krisenfall und zielgerichtete Maßnahmen seitens der Vorgesetzten und IT-Fachkräfte im Unternehmen notwendig. Wichtig zu beachten: Durch notwendige System- und strukturelle Anpassungen entstehen Kosten- und Ressourcenlasten!

Arbeitsgesetze, Regeln zu Arbeitsschutz und Arbeitszeiten gelten auch für Out-of-Office-Arbeiter! Das heißt: Wer am liebsten nachts arbeitet, sich jedoch an seinem Heimarbeitsplatz zur Frühkonferenz zuschalten muss, hält er die erforderliche Ruhezeit nicht ein – unter Umständen muss sich der Arbeitgeber dafür verantworten. Experten und Verbände wie Bitkom fordern von Wirtschaft und Politik modernisierte gesetzliche Rahmenbedingungen, die der Digitalisierung und fortschreitenden Flexibilisierung Rechnung tragen. Gleichzeitig bleibt es aber notwendig, zu Gunsten der Beschäftigten die Sicherheit der Arbeitsverhältnisse und den Arbeitsschutz aufrechtzuerhalten.

Last, but not least: die „Digital Natives“, also die jungen Arbeitnehmer, sind zwar häufig hochqualifiziert, aber keine guten Kommunikatoren! Auf diese typische Schwäche vieler Young Professionals werden Arbeitgeber künftig zunehmend reagieren müssen. „In Zukunft sind jene Organisationen im Vorteil, die jungen Menschen beibringen können, wann es Zeit ist, das Gadget auszuschalten und sich schlicht zu unterhalten“, sagt eine Führungskraft in der „Fast Forward 2030“-Studie. Zugleich solle man sich aber die besonderen Fähigkeit der modernen Young Professionals zunutze machen: „Im Jahr 2030 müssen Führungskräfte in der Lage sein, die Dynamik einer Startup-Kultur mit der Effizienz traditioneller Hierarchien zu verbinden.“

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