Was genau macht ein Projekteinkäufer? Während die Aufgabe des regulären Einkaufs vor allem in der Beschaffung kontinuierlich verwendeter Ressourcen liegt, befasst sich der Projekteinkäufer mit dem Erwerb einmaliger Anschaffungen, wie beispielsweise Maschinen, Dienstleistungen oder Software, die ein neues Feld im unternehmerischen Wertschöpfungsprozess eröffnen.
Die Aufgaben im Projekteinkauf
Soll zum Beispiel ein neues Produkt, sagen wir das Getriebe eines neuen Kleinwagens, hergestellt werden, müssen dafür im Vorfeld alle notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Die Aufgabe des Projekteinkäufers (in diesem Beispiel: Projekteinkauf Automotive) besteht darin, alle notwendigen Komponenten zu den bestmöglichen Konditionen zu erwerben und verbindliche Verträge für künftige Lieferanten auszuhandeln. Da jedes Projekt Neuland darstellt, werden an den Einkauf hohe Ansprüche gestellt.
Projekteinkäufer schaffen die grundlegenden Arbeitsbedingungen
Projekteinkäufer müssen den künftigen Arbeits- oder Herstellungsprozess vor Augen haben sowie den Markt und dessen Regeln verstehen, um hochgradig verantwortungsvolle Entscheidungen treffen zu können. Der Katalog an Anforderungen macht bereits deutlich, dass der Weg zum Projekteinkäufer meist über viele Jahre Berufserfahrung führt und oft auch eine akademische Ausbildung voraussetzt. Hinzu kommt eine permanente Lernbereitschaft, da sich besonders im Zuge der Digitalisierung stetig neue Arbeitsprozess- und Verhandlungsbedingungen ergeben.
Zu den Kernaufgaben des Projekteinkäufers zählen:- Bedarfs- und Ausschreibungsplanung für das jeweilige Projekt. Ausschreibungen erfolgen dabei oft auf internationaler Ebene und in enger Abstimmung mit dem Management.
- Durchführung von Bestellungen, von der Angebotsauswertung bis zum Bestellprozess mithilfe branchenüblicher Software
- Kommunikation und Verhandlung mit künftigen Lieferanten und externen Unternehmen, die am Projekt beteiligt sind
- Entwurf und Abwicklung komplexer Verträge, die Überwachung deren Einhaltung sowie die Handhabung bei Vertragsstörungen
- Aktive Rolle in der Materialwirtschaft des Unternehmens, in Zusammenarbeit mit teils internationalen Teams und über den eigentlichen Projektbereich hinaus
- Schaffung einer effektiven und sicheren Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter des Unternehmens sowie für die künftigen Lieferanten und externe Auftragnehmer
Ein verwandter Beruf ist der des Operativen Einkäufers (m/w). Hier erfahren Sie mehr!
Der Prozess des Projekteinkaufs
Grundsätzlich beginnt die Arbeit des Projekteinkäufers immer mit einer Konzeptionsphase, in welcher der angestrebte Arbeits- und/oder Produktionsprozess analysiert wird und die notwendigen Komponenten bestimmt werden. In dieser Phase wird auch mithilfe der beteiligten Fachabteilungen ermittelt, welche Einkaufsbedingungen gegeben sind. Dazu zählen Spezifikationen, Mengen, Budget und Lieferzeiten.
In der nun folgenden Einkaufsphase werden die zu erwartenden Kosten für die in der Konzeptionsphase bestimmten Komponenten und externen Dienstleistungen ermittelt. In diese Phase fallen Tätigkeiten wie die Erstellung von Ausschreibungen, das Einholen und Vergleichen von Angeboten sowie die Bestimmung der Kostenstellschrauben im künftigen Wertschöpfungsprozess.
Es folgt die Umsetzungsphase, in der die ausgewählten Zulieferer und Dienstleister kontaktiert und die notwendigen Verträge ausgehandelt werden. Auch die Kontrolle der Einhaltung der Vertragskonditionen während der Einführungsphase fällt in den Zuständigkeitsbereich des Projekteinkäufers.
Fazit: Hohe Verantwortung und sehr gute Verdienstmöglichkeiten
Projekteinkäufer ist aus verständlichen Gründen kein Lehrberuf, nicht einmal ein akademischer. Vielmehr werden sowohl akademisches Wissen als auch mehrjährige praktische Berufserfahrung zwingend vorausgesetzt. Die grundsätzliche Qualifikation für diese gut bezahlte Tätigkeit ist wirtschaftlicher Natur.
Ein abgeschlossenes Studium des Wirtschaftsingenieurwesens oder eine vergleichbare akademische Ausbildung schaffen das notwendige Grundlagenwissen. Um komplexe Projekte in ihrem vollen Umfang zu verstehen, bedarf es zudem eines tiefen Verständnisses der Arbeits- und Produktionsprozesse. Dieses erlangt man nur durch die entsprechende Berufserfahrung.
Vorteile bei der Bewerbung hat, wer bereits einige Jahre im strategischen Einkauf tätig war. Als Projekteinkäufer übernimmt man eine hohe Verantwortung, die auch entsprechend vergütet wird.
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